Тайм-менеджмент: як взяти час під контроль та встигати більше
Яким би фантастичним нам не здавався фільм «Час», але якщо глянути його «між рядків», то давня приказка про те, що «час – це гроші» набуває змісту, переконуючи нас в тому, що ми насправді розплачуємось власним часом за все, що відбувається в нашому житті і тільки від нас залежить змарнуємо ми його на дурниці чи використаємо на те, що для нас важливе та цінне.
Кожному виділено однакову кількість годин в добі, проте часто одні дивуються, як інші встигають все, а інші в цей час без роздумів стрімголов рухаються до своїх цілей. Мистецтво керувати своїм часом називається тайм-менеджментом. Основні його правила та ресурси, які допоможуть вам взяти під контроль своє життя – у цьому матеріалі.
10 основних правил тайм-менеджменту
1. Пік продуктивності – поспостерігайте за собою кілька днів і ви помітите певний час доби, протягом якого ви найбільш продуктивні – в цей період постарайтесь виконати найбільшу частину завдань або хоча б найскладніші з них.
2. Списки з пріоритетами – складіть список справ, які вам потрібно виконати; розберіться, які з них довготривалі, а які можна виконати за кілька хвилин (ці виконуйте негайно); розбийте довгострокові плани на короткі; розставте пріоритети.
3. З’їжте «жабу» на сніданок – тобто виконуйте справу, за яку вам найбільше не хочеться братися, в першу чергу, це зніме з вас психологічну напругу протягом дня, інакше ви думатимете про цю справу і не зможете сконцентруватись на інших.
4. Одне завдання за раз – звіряйтеся зі списком розставлених пріоритетів і починайте виконувати справи одна за одною, не хапаючись за все одразу – це знижує якість та швидкість виконуваної роботи.
5. Робоче місце – для максимальної концентрації на роботі вам потрібно позбутися усіх факторів, які вас можуть відволікати: це може бути будь-що від зайвих речей на робочому столі до родичів та сусідів, які шумлять за стіною, якщо ви, наприклад, працюєте вдома. Орендуйте собі офіс і зробіть своє робоче місце комфортним та мінімалістичним.
6. Навчіться говорити «Ні» – це заощадить вам не тільки безліч часу, а й нервових клітин, які ви витрачаєте, виконуючи завдання, що не приносять вам задоволення чи користі.
7. Перетворіть соцмережі в друзів, а не ворогів – зазвичай соціальні мережі непомітно пожирають наш час, проте в них є і багато корисного, іноді з ними пов’язана наша робота. Виділіть перевірку соціальних мереж окремим завданням та призначте для нього конкретний проміжок часу.
8. Працюйте в звичному темпі – «поспішиш, людей насмішиш» кажуть не дарма. Не варто гнатися за результатом, оминаючи дрібниці. Працюйте в своєму звичному темпі, головне – не зупинятися.
9. Чергуйте роботу і відпочинок – це стосується як щоденного робочого часу, коли варто використовувати метод Pomodoro, так і використання календарних вихідних днів за призначенням, а не для роботи.
10. Використовуйте програми та додатки – насамперед, варто відзначити, що швидкий інтернет та хороший комп’ютер – не остання складова у забезпеченні ефективності вашої роботи.
Крім цього, пропонуємо вам ознайомитись з ресурсами та додатками, які зроблять ваше життя ще простішим:
Програми
1. Manic Time
Щоб взяти під контроль свій час, варто знати, на що ви його витрачаєте. Ця програма виконає це за вас. Завантаживши та встановивши її, ви побачите статистику відвідування вами соціальних мереж, час, витрачений на перегляд серіалів та інших вкладок, які навряд чи пов’язані з вашим робочим процесом, вона зафіксує навіть період роботи комп’ютерних програм, наприклад Windows Media Player.
Також вам буде корисно дізнатись, скільки часу ви використовуєте на важливі справи: переговори, оформлення договорів, ділове листування тощо. Таким чином, ви помітите, чи буде ефективніше виконувати ці справи в інший час, або ж будь-яким чином оптимізувати процес.
Це той онлайн щоденник, який покаже вам картину вашого робочого дня, тижня та вашого життя. Програма має зручний інтерфейс, який дозволяє поділити всі справи на основні категорії, в них виділити основні завдання, розділивши їх в свою чергу на більш дрібні – короткострокові. Ви можете міняти їх місцями, переставляючи з дня на день чи просто чергувати за пріоритетністю, яку, до слова, також можна встановити у цій програмі.
3. READABILITY
Програма працює на будь-якому комп’ютері та мобільному пристрої, дозволить вам позбутися від набридливої програми та безлічі пропонованих новин – хід вдало продуманий, щоб на довше затримати вас на сайті. До того ж, матеріал, позбавлений безлічі дрібних картинок, посилань та реклами, сприймається швидше та запам’ятовується краще. Фільтрування інформації – одне з важливих принципів тайм-менеджменту.
4. Mind42
Mind42 – безкоштовний сервіс, який буде до вподоби тих, хто любить візуалізовувати свої плани, він допоможе систематизувати усю необхідну інформацію, краще організувати роботу і більш ефективно виконувати робочі завдання.
Завдяки Mind Map (Інтелект-карта або Діаграма зв’язків), ви можете створити схему, додаючи до неї картинки чи написи.
Доволі популярний інструмент, проте ті, хто його не використовує, схоже, просто не знають основних його переваг: в ньому дуже зручно здійснювати довгострокове планування справ, на місяці вперед; Календар надсилатиме вам SMS-повідомлення про важливі заплановані події заздалегідь; Календар синхронізується з усіма сервісами; також можна створювати спільні календарі, що дуже зручно при командному плануванні.
Мобільні додатки
1. Stayfocused
Ця програмка дозволяє контролювати період вашого відпочинку. Якщо ви пообіцяли собі сидіти грати ігри не більше 30 хвилин в день, то коли час вичерпається – вони будуть заблоковані на добу.
2. ToDoList
Приємний дизайн, зручний інтерфейс, а також цікаві функції, роблять цей додаток чудовим помічником для планування часу. Серед можливостей: розстановка пріоритетів для кожного завдання, можливість розбити одну велику задачу на ряд підзадач. Також доступна синхронізація з Gmail, можливість складати списки книг, які ви хочете прочитати, фільмів, покупок, ви також можете додати свої категорії.
Додаток доступний для Apple та Android.
3. ANY.DO
Оскільки цей сервіс зібрав у собі практично всі потрібні функції, заслужено вважається один із найпопулярніших у своїй категорії. Дозволяє створювати списки справ, розділяючи їх по категоріях, робити нотатки і нагадування, а завдяки тому, що синхронізується з вашою поштою, дозволяє перетворювати листи на окремі завдання.
Програма доступна як у вигляді мобільного додатку для iOS і Android, так і розширення браузера Chrome, а також версії для ПК.
4. EVERNOTE
Корисний додаток з великим набором можливостей: можна писати нотатки та навіть статті, додавати музику, відео чи фото, прив’язувати інформацію до місця розташування, щоб потім можна було здійснювати зручний пошук. Чудово підійде для тих, хто любить тримати усю інформацію в одному місці.
5. SpeakIt!
Сервіс, який перетворює тест в мову: ви зможете заощадити час, не перечитуючи текст, а прослухавши його. Додаток працює близько з 50-ти мовами. Ідеально підійде для тих, хто краще сприймає інформацію на слух.
Фільми для тих, хто бажає освоїти тайм-менеджмент
1. Час | In Time (2011)
Фільм, про який ми вже згадували вище — обов’язковий для перегляду. Навіть якщо ви вже переглядали цей шедевр кінематографу, освіжіть пам’ять, тепер простежуючи в фільмі основну думку: час — найнадійніша валюта, найцінніший ресурс, найбільша коштовність. Ця думка в кіно показана найбільш виразно — годинами і хвилинами видається зарплата, ними ж розплачуються за житло і продукти. У когось на рахунку тисячоліття, у когось — лічені хвилини.
2. Персонаж | Stranger Than Fiction (2006)
Ось він, типовий день людини, чиє життя розписане по хвилинах, який ми спостерігаємо в сцені першого знайомства з персонажем. Його улюблений наручний годинник відраховує один і той же час на чистку зубів з певною кількістю рухів, час на обід і обідню каву, також наголошується на тому, що, зав’язуючи краватку одиночним вузлом, він економить цілих 43 секунди!
Звичайно ж, такий перебільшений підхід до тайм-менеджменту — доля фанатичних педантів. Однак деякі моменти могли б стати відмінним лайфхаком для тих, хто ніяк не розуміє, на що витрачаються години робочого дня.
3. Мені б у небо | Up In the Air (2009)
Герой Джорджа Клуні працює корпоративним юристом і змушений добру половину життя проводити в перельотах. Йому, як нікому іншому, потрібно мати на озброєнні навички тайм-менеджменту. Те, як він вміло орієнтується в подібних питаннях, глядачеві стає зрозуміло в момент його знайомства з новою співробітницею.
Організаційні моменти показані на контрасті — недосвідченого новачка, який не знає ціни кожної хвилини, і мудрого наставника, який знає, що час — це цінний ресурс. Герой Клуні, Райан, точно знає, що на здачу багажу з незручною валізою знадобиться 35 хвилин, що за пасажирами з дітьми та людьми похилого віку чергу краще не займати. Стає зрозуміло, що за роки багаторічної служби він навчився помічати деталі і обертати їх на свою користь, щоб час на малокорисні для роботи процеси суттєво скорочувалася.
4. Початковий код | Source Code (2011)
Солдат, що дивом вижив в бою, потрапляє в тіло людини, яка загинула в залізничній катастрофі. Останні вісім хвилин перед вибухом можуть допомогти розкрити таємницю вибуху поїзда, і Коултер змушений знову і знову переживати ці трагічні хвилини — до тих пір, поки не дізнається, хто винен у катастрофі.
Всього вісім хвилин. Багато це чи мало? Фільм дасть зрозуміти, як багато можна встигнути за цей незначний відрізок часу. Кожна хвилина дорога — ось головна думка стрічки.
5. Таймер | Timer (2009)
Таймер — маленький пристрій, який імплантується в зап’ястя і починає відраховувати час до зустрічі з вашим ідеальним партнером. Героїня фільму отримала такий гаджет і живе в очікуванні дива. А поки відлік таймера до знаменної зустрічі не почався, дівчина зустрічає чудесного хлопця Майкла і, здається, закохується в нього. І Майкл теж закоханий в Уну. Але ж таймер мовчить, хіба може бути він «тим самим», її ідеальною половинкою?
Життя «за розкладом» не завжди на благо. Не варто чекати дива — озирніться, цілком можливо, що ваші мрії здійснились, ваше щастя поруч, а ви цього навіть не помітили в шалених перегонах життя.
Джерело: Digest
