Як зробити офіс юридичної фірми більш комфортним для клієнтів
Ринок юридичних послуг вже давно перестав характеризуватись тільки якістю надання консультацій та допомоги у складанні правових документів. Сервіс, який отримують клієнти включає в себе інформацію онлайн, семінари та вебінари, безпосередньо юридичні послуги, спілкування та ставлення до кожного з них з боку партнерів, юристів та персоналу вашого офісу. Та й власне сам офіс відіграє не останню роль: те, наскільки він комфортний, його розташування та наповнення.
Звісно, коли юридична компанія тільки починає свій розвиток, нерозумно було б витратити всі заощадження на шкіряні дивани, найсучаснішу техніку та вивіску, що займає половину фасаду. Проте є базові речі, які роблять ваш офіс client-friendly: зручним та комфортним, щоб вирішити свої питання без зайвого стресу — питання, з якими клієнти звертаються до юристів, уже достатньо хвилюючі, навіщо погіршувати ситуацію незручною локацією чи несправною розеткою.
Ось кілька базових пунктів, які потрібно врахувати при виборі місця розташування офісу, його наповненні та залученні юристів та персоналу.
- Зручне розташування та зрозумілі вказівники
Усі юридичні компанії прагнуть розмістити свій офіс у центрі міста. І це зрозуміло: клієнтам легко його знайти, а юристи витрачають менше часу на те, щоб дістатись до суду, прокуратури, відділку поліції, приміщень, в яких знаходяться органи державної влади та органи місцевого самоврядування та інших важливих об’єктів, з якими пов’язана їх щоденна робота.
Проте, де б не знаходився ваш офіс, важливим є встановлення чітких вказівників для того, щоб було зрозуміло, куди йти. Подумайте, що потрібно зробити клієнтам, щоб зустрітися з вами у вашому офісі, де розташована парковка, як знайти туалет. Чи все це зрозуміло та доступно?
Будівля офісу. Більшість людей використовують карти Google чи інші додатки для того, щоб прокласти маршрут з однієї точки в іншу. Тому насамперед ви повинні подбати про своє існування в Інтернеті. І звісно, не повинно виникати проблем із тим, щоб дістати до вас громадським транспортом.
Парковка. Якщо ваші клієнти приїдуть машиною, очевидно, у них виникне необхідність припаркувати своє авто. Якщо біля приміщення не має місця для парковки, то вони, скоріше за все, будуть кружляти навколо, у пошуках найближчого найбільш зручного місця паркування, або ж запитають поради у Siri.
Офіс. Після того, як вони вийдуть з автобуса або парковки, їм потрібно буде знайти дорогу до приміщення, у якому розташований ваш офіс, а потім знайти ваш офіс в будівлі. Найімовірніше, вони будуть орієнтуватись на вивіски та вказівники всередині приміщення. Зробіть їх зрозумілими та достатніми, щоб пройти необхідний «маршрут».
Стійка реєстрації. Якщо у приміщенні чимало офісів, то ваші клієнти, звісно, спершу повинні звернутися до менеджера, який вітає усіх відвідувачів, повідомити, до кого вони прибули. Встановіть чітке правило та дайте рекомендації портьє: чи буде краще, якщо клієнти зачекають у холі, поки ви не будете готові зустрітися з ними, чи вони повинні одразу піднятися у ваш офіс. Якщо біля стійки реєстрації нікого немає, то вони будуть шукати знаки або вивіски в приміщенні.
Для багатьох відвідувачів зустріч з адвокатом — уже достатньо стресова подія. Тому усунення перешкод у доступі до вашої офісної будівлі, вашого офісу і забезпечення комфорту в зоні очікування дуже важливе для створення хорошого першого враження про вашу компанію.
У кожного були випадки, коли ви заходите в будівлю офісного центру, а на вас «нападає» портьє з запитаннями, куди ви йдете, а після відповіді, ви не можете зрозуміти, чи ви пройшли фейс-контроль, чи краще бігти якомога скоріше на вулицю. Або, коли ви заходите безпосередньо в офіс, працівники сновигають навколо, а ви не знаєте, куди сісти, що робити і взагалі почуваєтесь людиною-невидимкою. Це безперечно не найкращі приклади того, як варто поводити себе з клієнтами та організовувати роботу свого офісу.
Б’ємось об заклад, це не те перше враження, яке ви, хочете справити на своїх клієнтів. Щоб створити комфортні умови та довірливі відносини з ними, переконайтесь про налаштування адреси у мобільних додатках, дайте чіткі вказівки, як знайти парковку, дістатись від автобусної зупинки до офісу та переконайтеся, що хтось привітає ваших клієнтів, коли вони ввійдуть.
- Запропонуйте напій
Очікування зустрічі може тривати кілька хвилин, а може затягнутися надовго. Звісно, не варто змушувати ваших клієнтів чекати годинами зустрічі з вами. Проте, якщо така необхідність виникне, подбайте, щоб ваші клієнти могли отримати гарячий напій, щоб зігрітись взимку та втамувати спрагу влітку.
Для цього підійде кавова машина зі зрозумілою інструкцією використання. Любителів чаю часто обходять стороною. Станьте винятком із цього правила, надавши їм можливість вибору між кількома видами пакетованого та листового чаю.
Не забудьте й про свіжу воду, щоб клієнти могли вгамувати спрагу чи хвилювання.
- Зробіть Wi-Fi доступним
Налаштуйте гостьову мережу (ви не повинні надавати відвідувачам доступ до вашої основної мережі Wi-Fi) і опублікуйте пароль в своїй зоні очікування. Сьогодні, коли чимало документів та інформації, зберігаються на смартфонах, створення закритої мережі, недоступної для відвідувачів офісу — майже моветон.
- Запропонуйте можливість зарядити телефон чи інші гаджети
Кілька розеток та універсальні кабелі допоможуть вашим клієнтам відновити доступ до всіх необхідних даних, якими вони повинні з вами поділитись для успішного вирішення справи. Погодьтесь, більша частина з них сьогодні зберігається в електронному вигляді.
- Дитяча зона
Офіс юриста, зазвичай, не те місце, куди часто приходять відвідувачі з дітьми. Проте й такі випадки трапляються. І як би ви цього не хотіли уникнути, вони легко можуть порушити спокій у вашій приймальні та вивести з ладу роботу цілого офісу.
Окремий куток з набором кольорових олівців чи фломастерів та іншими необхідними для малювання предметами, іграшками чи конструктором LEGO може значно полегшити вам життя та викликати вдячність з боку батьків, які в цей час можуть займатися вирішенням «дорослих» питань.
Іванна Мельничук
Фото: Pexels
