ТОП-5 KPI в договірній роботі
Робота з договорами — це не мистецтво, а процес, який треба налаштовувати. Ось 5 найголовніших KPI, які будуть корисними будь-якому юридичному відділу, щоб оцінити завантаження та ефективність роботи, знайти «слабкі місця».
⚠️ Дисклеймер: KPI потрібні коли договірна робота регулярна і складає хоча б 10-30 договорів на місяць.
Якщо обсяг договорів незначний, то для початку рекомендуємо використати хоча б канбан-дошки в trello або Notion (але краще Notion). У цих сервісів є безкоштовні тарифні плани та можливість гнучко налаштовувати відображення інформації.
Шаблон на Notion для впорядкування договірної роботи від Bot&Partners.
Головні показники ефективності
Цикл погодження — кількість днів від початку договірного процесу до отримання підписаного документа. Для кожного бізнесу цей показник буде унікальним. Договір на закупівлю канцтоварів може погоджуватися швидше, а на закупівлю вантажного крану — довше (ваш КЕП). Очевидно, чим цей цикл менший, тим краще.
Якщо перелічені кроки виконані, спробуйте розділити цикл погодження на етапи та подивитись, на якому з них найбільше втрачається часу.
Підказка. Цей показник може застосовуватись за аналогією і для інших документів. Наприклад, внутрішніх наказів, положень тощо.
Цей показник дозволить вам оцінити:
- кількість поточної роботи юридичного відділу
- на яких стадіях зараз договори (ваш кеп)
- «вузькі місця» в погодженні (наприклад, велика кількість договорів на підписанні означає, що треба штурхнути референта чи керівника…)
Зазвичай, ми виділяємо декілька стадій погодження: в процесі перемовин (щодо юридичних питань); на підписанні з нашого боку; очікуємо копію контрагента; підписано. Іноді ми додаємо ще одну факультативну стадію: «під питанням». В неї потрапляють усі договори, які ми не можемо погодити за певний період часу (наприклад, 1 місяць).
Це похідний показник від попереднього, проте він дає важливу інформацію: через юридичну тяганину угода не відбувається. Звісно, не завжди справа у юристах, але…
Підказка. З часом, на цій стадії може накопичуватися величезна купа документів, тому радимо апдейтити статуси та, якщо контрагент довго не відповідає, переносити в іншу стадію. Якщо договір не погоджується з незалежних від нас причин чи ми їх не знаємо, ці договори варто видаляти або змінювати їх статус (наприклад: «без відповіді»).
Договори не погоджуються безкоштовно. Час роботи юристів, менеджерів, бухгалтерів, видатки на офіс та софт…
Ми вважаємо, що це один з ключових показників, тому що він демонструє, що:
- погоджувати деякі договори немає сенсу (коли юрист контрагента шпиняє вас правками 3 місяці і кінця-краю цьому не видно, інколи вигідніше припинити погодження договорів);
- різним договорам можна приділяти різну кількість ресурсів (ризико-орієнтовний підхід).
Підказка. Окрім того, якщо компанія має прораховану вартість погодження договорів, досить легко розрахувати ROI від алгоритмізації та автоматизації договірної роботи (чи погодити цей проект з керівництвом).
Якщо ви використовуєте шаблонні договори, які самостійно розробили, корисним показником буде кількість правок від контрагентів. Зменшення питань у контрагентів зменшує роботу всього юридичного відділу. Справа в тому, що іноді вони залишають правки тільки тому, що не розуміють написаний вами текст. Тому намагаються його переформулювати.
Підказка. Спробуйте писати коментарі до пунктів договорів, які викликають питання. Це зменшить кількість часу, який ви витрачаєте на написання листів з відповідями чи на спілкування з іншими юристами.
Як з цим далі жити? Замість висновків…
Усі показники, згадані в матеріалі, є індивідуальними для кожної компанії. Оберіть головні для вас, налаштуйте софт та розпочніть аналізувати їх.
Коли ви отримаєте перші дані, можна взятися за їх покращення. Наприклад, створити публічну оферту (не плутати з «договором публічної оферти»), структурувати шаблони чи описати гайдлайни щодо погодження договорів тощо.
Автор: Микита Підгайний, СЕО в Bot&Partners, юрист в Опендатабот.
