Чому ні на що не вистачає часу: 10 помилок тайм-менеджменту
Прийнято вважати, що юристи дуже зайняті люди. Ця характеристика актуальна і для представників інших професій. Так-так, і вони часто мріють про кілька додаткових годин у добі.
Проблеми ж, насправді, як такої, просто не існує. А ось помилки в плануванні своїх справ протягом доступних кожному 24-х годин доволі таки реальні. Чому вам ніколи не вистачає часу і як з цим боротися? Lойер розібрався, звідки ця проблема бере витоки.
1. Відволікаючі фактори
Часто проблема втрати часу закладена в речах, які існують для того, щоб нам допомагати, і як це не дивно, пришвидшувати виконання деяких завдань. До таких речей можна віднести наш смартфон. Помічали, скільки часу ви проводите, гортаючи стрічку новин Facebook, коли взяли телефон до рук тільки, щоб перевірити вхідний електронний лист? В тому й проблема, що не помічаєте, не знаєте загалом, скільки часу ви витрачаєте на перегляд новин, які ви вже бачили кілька разів до того, на написання коментарів, на лайки тощо.
Звісно, ми не закликаємо вас влаштовувати інформаційний детокс (хоча, це буває доволі корисно). Поверніть смартфону його першочергову функцію — полегшувати та прискорювати виконання рутинних завдань. Для цього, можна скористатись мобільними додатками, які визначають час, який ви проводите в соцмережах, або навіть блокують доступ до них, коли ви перевищили встановлений вами ліміт. Або ж працюйте за технологією Pomodoro, перевіряючи повідомлення та стрічку новин тільки у перервах між роботою.
2. Відсутність чіткого плану
Відсутність планування, електронного чи паперового блокнота, де чітко розписані ваші завдання на день, тиждень, викликають хаос у голові, на робочому столі та у вашій роботі. Планування зручне та корисне у будь-якій сфері: чи це стосується ваших домашніх справ, роботи, обліку фінансів, чи ділових зустрічей. Складання списку завдань допоможе вам уникнути стресу та не забути про важливе. Проте старайтесь бути мобільними у погодинному розподілі дій, щоб форс-мажорні обставини не вибивали вас із колії та не позбавляли внутрішньої рівноваги.
3. Неправильні пріоритети
Наявність списку завдань — це лише початок. Поставимо їх у правильній послідовності, розставимо пріоритети. Якщо витратити основний заряд сил та енергії, сконцентрувати увагу на дрібних, другорядних справах, то на важливі знову доведеться переносити на настпуний день. Визначити, чи правильно розставлені пріоритети дуже легко: якщо ви не встигаєте за день виконати найважливіші завдання — то десь ви допустили помилку. Якщо ви мали активний день, крутились, як то кажуть, як білка в колесі, а в кінці дня, не можете згадати, чим ви займались і підбити підсумки теж не вдається — це помилка пріоритетів в роботі.
Підступ ще й у тому, що зазвичай, найбільш важливі справи ще й набільш громіздкі, вони вимагають більше часу та зусиль, це можуть бути якісь неприємні нам рутинні задачі. Ми інстинктивно відкладаємо їх, не розуміючи, що таким чином ми собі ж робимо гірше, адже думка про їх виконання буде гнітити нас весь день. А виконати їх все одно доведеться.
4. Відсутність мети
Більш глобальна проблема — це відсутність розуміння, для чого ми все це плануємо і класифікуємо, коли цьому всьому прийде кінець, чи настане логічне завершення. До слова, розмиті шаблонні фрази на кшталт: «Так прийнято», «Це потрібно моїй мамі/ бабці/ сусідці», «Це потрібно зробити, бо так буде краще» — не працюють, ними ви обманюєте самі себе, але це теж ненадовго.
«Чого я хочу?», «Ким я хочу себе бачити в майбутньому?», «Що мені для цього порібно зробити?», «Навіщо мені те, що я роблю?» — ось правильні запитання, які приведуть вас до розуміння того, що потрібно робити в житті і чому.
5. Відсуність дисципліни
Є ціль, вона розбита на дрібні завдання, ті, в свою чергу, розставлені в порядку важливості. Залишилось тільки все це виконати. Якщо ви самі себе не змусити розпочати саме зараз, відклавши розваги на потім та сказавши «ні» прокрастинації — цього за вас ніхто не зробить.
6. Неорганізованість
Порядок у вашому офісі, на робочому столі, у портфелі сприяє порядку в голові та роботі. Якщо ви витрачатимете час на пошуки документів, ручки, блокнота, ключів — це тільки посилить ваш стрес та відволікатиме від виконання поставлених задач.
7. Неправильний розподіл сил
Сходили в магазин, приготували поїсти, прибрали вдома, а для написання позову часу вже й не залишилося, сил — також.
Секрет в тому, щоб робити паузи між роботою, навіть посеред виконання завдань, які вимагають багато часу. Як тільки ви відчуваєте, що не можете зосередитись на роботі, відпочиньте, перенесіть свою увагу на щось інше: помийте посуд, випийте кави, перегляньте відеоролик чи перевірте електронну пошту. Проте встановлюйте собі межі для таких пауз, як і для роботи, щоб не повернутись до проблеми у пункті №1.
8. Вибір
Є професії, в яких швидкість прийняття рішення безпосередньо пов’язана з успішним виконанням завдання: лікар, підприємець, юрист. Проте навіть вміючи швидко реагувати на робочі моменти, ми можемо протягом кількох хвилин стояти перед шафою, вибираючи одяг, перед відкритим холодильником, вирішуючи, що нам хочеться з’їсти, або гортати сторінки меню в ресторані, визначаючись із замовленням. Здається, смішно, та й скільки на це йде часу. Проте це тільки маленька доля тих буденних питань, якими ми завантажуємо наш мозок. Пам’ятаєте, як у «Теорії Великого Вибуху» Шелдон Купер вирішив приймати тривіальні рішення за допомогою гральних кубиків, і це допомогли йому присвятити більше часу на вирішення робочих питань, хоча й не без втрат 🙂
З цією ж метою, деякі відомі особистості, як то Стів Джобс, Марк Цукерберг чи Анна Вінтур обрали свій стиль та одягаються однаково щодня.
9. Прокрастинація
Ось ви запланували на день безліч справ ще звечора, переконані, що ранок вечора мудріший, і ви, рішуче налаштовані та заряджені енергією, візьметесь “розгрібати” їх одна за одною. Але в день ікс ви дивитесь на цей гігантський список і розумієте, що займатися всім цим не особливо і хочеться (так усі справи й опинились у цьому списку, заплановані на один день, до речі). Що ви робити в такому випадку? Відкладаєте й далі! Ще одну серію подивлюся — і точно візьмуся за виконання справ, прибрати потрібно — це точно важливо — а потім вже за справи. І так по колу.
Чим більше відмовок ви знаходите, тим менша ймовірність, що вам вистачить часу та знайдеться натхнення на виконання всіх важливих занять.
10. Режим багатозадачності
Добре, звичайно, коли ви можете встигнути відразу кілька справ. Але краще спрямувати усі сили на вирішення одного завдання. Це не стосується моментів, коли ви слухаєте подкаст чи читаєте книгу у метро, дорогою на роботу чи поки стоїте у черзі до лікаря. Проте, коли читаєте договір, а одночасно відповідаєте на дзвінок та доїдаєте свій обід — ризикуєте пропустити важливі моменти в угоді чи розмові, а то й захляпати документи супом. Та й виходить: хапалися за все підряд і нічого не зробили — тільки сили витратили даремно. І час.
Фото: StockSnap.io
Мельничук Іванна
