10 золотих правил ведення ділового листування від міністра юстиції Великої Британії
На адресу Майкла Ендрю Гоува, міністра юстиції, лорд-канцлера Великобританії, колишнього репортера в BBC та помічника головного редактора The Times часто звучали «звинувачення» в особливій вимогливості та прискіпливості до граматики та правильності висловлювань. Це стосувалось відомчої кореспонденції загалом і особистої ділової переписки зокрема.
Майкл Ендрю Гоув навіть склав інструкцію «Правила оформлення відомчої кореспонденції». Посилив «пристрасть» до граматично правильних висловлювань досвід в Міністерстві освіти, яке Гоув очолював з травня 2010 по травень 2015 року. До речі, складати інструкції він почав саме там.
Співробітники сприйняли правила Гоува насторожено та навіть ворожо. По-перше, їх зачепив «заступницький» тон, в якому лорд-канцлер презентував документ. По-друге, у них з’явилися питання і до самих пунктів. Наприклад, до рекомендації не використовувати в листуванні дієслово «впливати» (to impact). Що поганого побачив в ньому Гоув їм не зовсім зрозуміло.
Це не просто історія — міністри мають право надавати поради чиновникам щодо бажаного стилю письма і більшість з них так і робить.
Отже,
- Не використовуйте фразу «Мені дуже шкода чути». Замініть її на більш влучну: «Мені дуже шкода читати».
- Не використовуйте вступні конструкції на початку речення. Наприклад, «проте», «в загальному», «до того ж», «в наслідок» та інші. Ставте прислівники після дієслова. Наприклад, «Існує, однак, думка …».
- Постарайтеся, щоб тональність ваших листів була теплішою і більш люб’язною. Геть офіціоз, покажіть, що ви люди — а не гвинтики в механізмі правосуддя.
- Використовуйте активний стан дієслів і теперішній час: «ми працюємо над цим …», «мій відділ керує», «практика показує, що …» і т.д.
- Уникайте невизначених слів «цей», «ці», «дані». Будьте конкретними.
- Не пишіть, що вони «зустрілись з» кимось (просто «зустріли»).
- Не повторюйте.
- Не використовуйте занадто пишномовні фрази і мовні кліше.
* Окремі правила при перекладі будуть не зрозумілими та позбавленими сенсу, оскільки будуть актуальними тільки для носіїв мови.
Майкл Гоув також запропонував частіше використовувати тире в письмовій мові. Скоротити кількість прикметників і майже забути про прислівники.
Ну і головна порада, яка, швидше за все, «образила» більшість колег: «Читайте більше класики». Майкл Гоув порекомендував перечитати Джорджа Оруелла, Артура Івліна Во, Джейн Остін, Джорджа Еліота (псевдонім англійської письменниці Мері Енн Еванс) і інших визнаних «майстрів пера».
Источник: Independent
