Найчастіші помилки в діловому листуванні

Багато хто з нас нехтує правилами ділового спілкування в угоду швидкості та зручності. Найчастіше це проявляється у помилках в листуванні електронною поштою. Які це недоліки та як їх уникнути — розповідаємо далі.

Існує величезна кількість правил та норм сучасного ділового листування. Всіх їх не запам’ятаєш. Але незнання основ може погіршити відносини з клієнтами, партнерами або взагалі зіпсувати імідж компанії.

Експерти виділяють кілька найпоширеніших недоліків, які допускають працівники офісів при складанні та відправці ділових листів. Про них ми сьогодні й розповімо.

Відправлення листа не тому адресату

Відправлення листа не за адресою — досить поширена помилка, яка виникає через банальну неуважність.

Якщо ваш e-mail доставлений колезі або незнайомій людині, то в наступному повідомленні необхідно перед ним вибачитися за свою помилку. Ситуація ускладнюється, якщо лист містив цінну інформацію та пішов, наприклад, одному з ваших клієнтів або партнерів. Таким чином адресат може отримати доступ до конфіденційної інформації.

Щоб цього не сталося й адвокатська таємниця залишилася не розголошеною, перед відправкою повідомлення перевірте адреса та ім’я одержувача. Краще проговоріть їх вголос, щоб точно не помилитися.

Відсутність конкретики

На жаль, дехто з нас не вміє доносити інформацію в лаконічній та доступній формі. Як результат, листи перетворюються в нагромадження слів та інформації, за якими важко знайти сенс. Такі повідомлення дратують одержувачів, адже їм доводиться витрачати час на те, щоб розшифрувати послання.

З цієї причини перед складанням тексту необхідно задати собі питання: «Що я хочу сказати в листі?» Відповідь має вміститися в кілька фраз — саме такого повідомлення, короткого та зрозумілого, чекають ваші колеги.

Найкраще — не полінуватися та зазначити тему листа. У цьому випадку читач відразу ж зверне увагу на ваше послання і йому не доведеться самостійно розшифровувати зміст повідомлення.

Використання жаргону або незрозумілих скорочень

Юристи часто використовують жаргон або абревіатури, які зрозумілі тільки їм. Але якщо їх присутність в особистому листуванні обґрунтовано, то в діловому спілкуванні такі фрази неприпустимі. Складений на професійному чи іншому жаргоні лист є ознакою неповаги до співрозмовника, якому доведеться докласти зусиль, щоб зрозуміти сенс послання.

Наведемо приклади двох повідомлень. Перше цілком прийнятне для особистого листування між двома колегами-юристами: «Апеляха пройшла, але вони походу будуть йти у вишку. Фізика я повідомлю. Будь на готові».

Але чи зрозуміє таке послання клієнт, який не посвячений у тонкощі юридичного жаргону? З цієї причини лист для клієнта необхідно скласти по-іншому: «Раді повідомити, що апеляційний суд задовольнив наші вимоги. Але є ймовірність, що протилежна сторона буде оскаржувати це рішення в касаційній інстанції. Будьте напоготові. Ми сповістимо, якщо щось стане відомо».

Також уникайте поширених скорочень на кшталт: «Ок», «Спс», «Прив» і так далі.

Забудькуватість

Листування електронною поштою схоже на діалог. Уявіть, що ви задаєте співрозмовнику питання, на який він не відповідає та продовжує ігнорувати довгий час. Що ви відчуєте в цей момент?

Своєчасна відповідь на лист — це не тільки знак поваги, а й значна частина бізнес-процесу. Чи не підводите своїх колег, якщо від Вашого повідомлення залежить реалізація того чи іншого проєкту.

Великі абзаци в тексті

«Один абзац — одна думка» — за таким принципом необхідно складати листи. Цей підхід особливо актуальний в нашу епоху коротких повідомлень. Сьогодні ніхто не любить довгі тексти, тому в кращому випадку ваше послання переглянуть, але не приділять йому достатньо уваги.

Якщо ви хочете добитися від адресата вдумливого читання, то розбийте текст на невеликі абзаци і не перевантажуйте кожен з них інформацією.

Граматичні та орфографічні помилки

Сучасні офісні програми допомагають співробітникам складати грамотні листи. Однак на них не варто повністю покладатися, особливо якщо ви використовуєте в тексті професійні терміни.

Щоб відчувати себе більш впевненим при написанні повідомлення, знайдіть декілька секунд переглянути онлайн-словник чи знайти інформацію по граматиці та орфографії на спеціалізованих сайтах. Якщо ж колега або начальник вкаже вам на помилку — не турбуйтеся. Поставтеся до цього як до цінної інформації, яку необхідно застосувати для уникнення недоліків в майбутньому.

Джерело: hussle.com, stakanchik.media

Фото: Pexels