Як відмовитися від багатозадачності та підвищити свою продуктивність

Чи задумувалися ви над тим, як отримуєте робочі завдання, де їх фіксуєте, як і коли вирішуєте. Більшість юристів у вічній метушні не мають на це часу. А дарма й ми зараз розповімо чому.

У гонитві за результатами часом необхідно зупинитися та осмислити те, що відбувається. Куди дійсно потрібно бігти? Чи правильно витрачається наш час? Чи можна організувати життя так, щоб робота приносила радість та залишався час на відпочинок, сім’ю й друзів?

Знайти відповіді на ці питання вирішила засновниця міжнародної компанії, автор кількох бестселерів Карен Тайбер Ліланд та консультант з комунікацій Кіт Бейлі. Ми вирішили виокремити кілька порад з їх книги «Знайти баланс. 50 порад про те, як керувати часом і енергією».

У пошуках рівноваги

Сьогодні, коли робота не припиняється ні на хвилину (спасибі смартфонам, електронній пошті та месенджерам), люди ведуть уже не по п’ять, а по 15 проєктів одночасно. Великий потік вхідної інформації та неможливість повністю його контролювати призводять до того, що сучасна людина стикається зі складнощами в роботі, які не виходить вирішувати своєчасно.

За даними спеціалізованого дослідження Американської асоціації психологів, існує три типи багатозадачності:

• Одночасне виконання двох завдань;

До цього типу можна віднести розмови телефоном за кермом або листування через електронну пошту під час вебінару.

• Перемикання на іншу задачу, не закінчивши першу;

Наприклад, ви працюєте над завданням, що вимагає серйозної концентрації, та отримуєте інше, терміновіше завдання. Це одна з найнеприємніших сторін багатозадачності, яку, на жаль, найскладніше уникнути юристу.

• Виконання двох або більше завдань безпосередньо одне за одним.

На перший погляд, тут не йдеться про багатозадачність, проте нашому мозку потрібен певний час, щоб перемикнутися.

Виділити найгірший серед цих типів складно, оскільки всі вони знижують нашу продуктивність і підвищують рівень розумового стомлення. Спробуйте наступні прості техніки, які допоможуть впоратися з багатозадачністю.

Вимкніть пристрої

Повідомлення про новий лист або повідомлення здаються дрібницею, але насправді вони відволікають від поточної роботи та змушують займатися багатозадачністю.

А як показують дослідження Глорії Маркс, то в 40% випадків працівник, який відірвався від завдання, не повертається до нього, а починає займатися іншими справами.

Переведіть телефон в авіарежим або скористайтеся додатком, який ненадовго обмежує доступ до соціальних мереж/пошт/месенджерів або й інтернету взагалі.

Відведіть час конкретних завдань

Визначте часові інтервали для роботи над конкретним проєктом та занесіть їх в щоденник. Відрізок у 20-25 хвилин — ідеальний: він досить довгий, щоб встигнути щось зробити, та досить короткий, щоб винести розв’язання сторонніх питань за його межі.

Окремо знайдіть час, що виконати одним махом всі потрібні дзвінки, листи та дрібні доручення. Зробити все вийде швидше: не доведеться перемикатися між різними завданнями.

Отримайте від ранку максимум користі

Джулія Моргенстерн в книзі «Ніколи не перевіряйте пошту вранці» (Never Check Email in the Morning) радить не починати день з перевірки електронної пошти. Замість цього присвятіть перший робочі години важливим завданням або проєктам, які вимагають підвищеної уваги.

Записуйте всі нові завдання

Не варто відразу братися за виконання нового завдання тільки заради того, щоб не забути про нього. Краще внесіть його в список справ, щоб не тримати в голові та точно знати, де воно записане. З цим впорається будь-який додаток для нотаток на смартфоні.

Заведіть лоток для паперів

Не покладайтеся лише на теку «Вхідні» в електронній пошті та систему зберігання файлів.

Поставивши на робочий стіл лоток для паперів, ви зможете класти в нього все, що вимагає уваги та повинно знаходитися під рукою.

Залишайте вільний час

Не намагайтеся розписати по хвилинах весь робочий день. Залиште частину часу вільним, щоб встигнути впоратися з новими завданнями або розв’язати питання, які вже давно чекають своєї години.

Робіть справи паралельно

Якщо від розмов про концентрацію на одній-єдиній справі у вас йдуть мурашки по шкірі, не хвилюйтеся, краще познайомтеся з родичем багатозадачності — паралельним виконанням завдань.

При такому підході вдається заощадити час та сили. Наприклад, слухайте аудіокнигу по бізнесу, поки їдете в машині, читайте листи та звіти, поки тренуєтеся на біговій доріжці, проведіть бізнес-сніданок в літаку, зробіть паперову роботу в очікуванні суду.

Джерело: loveread.ec, wrike.com, lifehacker

Фото: Pexels, PixaBay, Smarttalks.me