Способи як робити менше, але встигати більше

Юристи інколи можуть переробити купу справ за день та виявити, що за фактом встигли всього нічого та практично не зрушили з місця.

Все тому, що не всі завдання, на які ми витрачаємо свій час і сили, дійсно важливі.

Ми зібрали кілька дієвих способів, як роблячи менше, ви зможете встигати набагато більше.

Не примушуйте себе на постійній основі робити те, що вам не подобається.

Все ж, сила волі вичерпувальний ресурс. Постійне виконання завдань через силу не дасть вам тих результатів, на які ви відчайдушно покладаєте надію.

Варто вам лиш змусити себе робити що-небудь протягом декількох тижнів або навіть днів, то помітите у себе апатію та почнете втомлюватися швидше.

Коли ви через силу йдете на важливу зустріч або займаєтеся завданнями, які вам не подобаються, то витрачаєте набагато більше енергії, і робота здається вам виснажливою.

Тож не варто на постійній основі вдаватися до використання сили волі. Якщо у вас є така можливість, краще відкладіть важливу справу до кращих часів, коли у вас знайдеться на це час, сили та настрій.

Краще займіться тим, що вас мотивує, та не випробовуйте себе зайвий раз на міцність.

Пам’ятайте, що у вашому розкладі не повинно бути двох однакових за важливістю справ

Коли ви складаєте розклад справ на день, то певно рідко розподіляєте завдання за рівнем значущості. Це змушує вас методично викреслювати пункт за пунктом, замість того, щоб зосередитися на виконанні дійсно важливих завдань.

Ви повинні запам’ятати одну річ: ваш список справ ніколи не стане рівноцінний. А тому, завжди знайдуться завдання, які можна відкласти на потім, або зовсім відмовитися від них, задля дійсно важливих справ.

Така, здавалося б, проста річ може істотно заощадити ваш час та сили.

Спочатку дайте собі час на відпочинок, а вже потім приступайте до виконання завдань

Не варто себе мотивувати виконати складне завдання обіцянкою швидкого відпочинку.

Краще візьміть собі інше за правило: спочатку якісно відпочивайте, відволікайтеся на приємні справи, виділяйте час на себе, а вже потім включайтеся у важку роботу.

Адже від того, наскільки бадьорим і розслабленим ви себе відчуваєте залежатиме і кількість виконаних вами завдань.

Покладайтеся на звички, а не на дисципліну

Дисципліна — це, звісно, добре, але ви витратите набагато менше часу, сил і нервів, якщо перестанете постійно змушувати себе, а замість цього постарайтеся виробити звичку.

Наприклад, якщо ви хочете покращити іноземну мову, почніть з меншого — слухайте подкасти по дорозі на роботу, замініть соцмережі на телефоні додатком-самовчителем, поставте собі нагадування, і кожен раз після сигналу повторюйте по кілька вивчених слів.

Дисципліна вимагає від вас певних витрат енергії, а звичка — це повторювана дія, яку ви виконуєте на автоматі.

Головне — розвивати ці самі корисні звички, поки вони не стануть частиною вашої повсякденної рутини. Коли це трапиться, вам більше не доведеться жорстко контролювати себе чи змушувати себе займатися чим-небудь. Ви робитимете це самі, просто тому, що звикли.

Перемикайся між професійним та особистим життям

Одна з причин, чому ви починаєте квапитися та не встигати — це відсутність особистого життя. Звичайно, кожна людина хоче триматися якогось балансу — чергувати щасливі і яскраві моменти з робочими буднями.

Коли це не виходить, ви починаєте відчувати невдоволення, розчаровуєтеся у своєму житті, і стикаєтеся лоб в лоб з досить неприємним питанням: «Я живу або існую?».

Такий стан сильно відбивається на вашій продуктивності — ви стаєте млявим, вас перестає цікавити робота, ви постійно відчуваєте себе розбитим, відкладаєте справи на потім, допускаєте банальні помилки.

Постарайтеся обмежити себе в роботі — перестаньте затримуватися в офісі допізна, брати робочі завдання додому, відповідати на телефонні дзвінки у свої вихідні й т.д. Робіть менше — тільки те, що ви встигаєте у свій робочий час. А решту часу приділяйте своєму особистому життю: зустрічам з рідними та друзями, поїздкам, хобі.

Тільки дотримуючись балансу між професійним і особистим життям, ви зможете підтримувати свою продуктивність на високому рівні.

Виконуйте дрібні завдання відразу ж

Деякі завдання настільки незначні, в порівнянні з іншими справами на день, що їх без сенсу записувати у свій графік.

Найкраще виділити 15-20 хвилин з ранку на те, щоб повністю розв’язати всі дрібні проблеми, і не відволікатися на них надалі.

За 15 хвилин можна встигнути забронювати собі готель на вихідні, розчистити робочий стіл від завалів, відписати колегами.

Якщо ви щодня відводитимете собі чверть години на такі завдання, то значно підвищите свою продуктивність.

Ставте в пріоритет не обсяг виконаної роботи, а ефективність вкладених вами зусиль

Продуктивність — це не обсяг роботи, яку ви встигли виконати, а ефективність ваших зусиль.

Тобто за день ви можете виконати купу справ, які ніяк не наблизять вас до поставленої мети, а можете зробити щось одне, що допоможе вам просунутися вперед.

Тому так важливо бути перебірливим та аналізувати, які завдання приведуть до бажаного результату: дозволять отримати підвищення, зроблять ваш проєкт унікальним, збільшать вашу заробітну плату, а які не вплинуть на поточний стан справ.

Намагайтеся скоротити шлях до поставленої мети

Вам зовсім не варто витрачати свій час і сили на купу справ, якщо до бажаного результату може привести лише один правильний крок.

Наприклад, замість того, щоб щомісяця набирати на себе десятки малозначних справ, можна спробувати зайнятися одною, але обширною. Якщо це можливо, звісно.

Так, при набагато менших тимчасових, емоційних та інших витратах, ви зможете досягти всього того, що вам потрібно.

Виконуйте найскладніші завдання вранці

Секрет ось у чому: якщо ви виконаєте всі найнеприємніші та складні завдання вранці, не відкладаючи їх на потім, то в другій половині дня у вас знайдеться більше вільного часу. І ви зможете витратити його на інші, можливо більш пріоритетні для вас справи, або просто встигнете більше, ніж планували спочатку.

У всякому разі, вам не доведеться відволікатися на ті завдання, які викликають у вас роздратування, заважають зосередитися на роботі та позбавляють мотивації.

Виконуйте завдання у відведений для них час

Намагайся вміщати виконання завдання у відведений для нього час. Якщо ви дасте собі день на те, щоб закінчити робочий проєкт, то дійсно просидите за ним з ранку до вечора.

Але якщо ви обмежите часовий проміжок в пару годин, то, постаравшись, ви мало того, що вкладетеся в такі стислі терміни, але ще й зможете закінчити все те, що планували раніше.

На виконання завдань у вас йде стільки часу, скільки ви самі на них виділяєте вирізняєш. Скоротіть ці цифри, і встигатимете набагато більше.

Делегуєте свої завдання

Навіть якщо ви переконані в тому, що фраза «Хочеш зробити добре — зроби це сам» — незаперечна, не варто звалювати на свої плечі дуже багато.

Самостійно вам потрібно вирішувати тільки ті проблеми та виконувати ті завдання, з якими ніхто крім вас не зможе впоратися. Все інше краще делегувати оточуючим вас людям: колегам, рідним, друзям.

За допомогою грамотного делегування ви зможете звільнити для себе більше часу на роботу над пріоритетними завданнями.

Приймайте рішення швидко

Ви не уявляєте, як багато часу витрачається людиною на те, щоб зважити всі «за» і «проти». Думки про це займають вашу голову, ви назбируєте зайвих завдань, плутаєтеся у своїх відповідях, намагаєтеся відтягнути момент, коли вам потрібно приступити до активних дій.

Навчіться приймати рішення швидко — це заощадить вам купу часу і сил.

За матеріалами Brodude.

Фото: Pexels