Що там з новими рекомендаціями про зрозуміле письмо?
Уряд затвердив рекомендації щодо спрощення мови в офіційних документах — чи вдасться побороти канцеляризми та юрню?
Ця міні стаття від вражених драфтерів компанії Bot&Partners.
Трохи історії: Bot&Partners — команда людей, які вже багато років пропагують зрозумілі процеси, зокрема зрозумілі документи. Ми маємо канал Drafters, де, серед іншого, розповідаємо, як писати документи доступніше для людей.
А тепер до головної новини.
17 листопада 2023 року Кабінет Міністрів України схвалив «Рекомендації щодо викладення інформації суб’єктами владних повноважень у форматах, що забезпечують доступність її сприйняття».
Відверто кажучи, ніяких приємних очікувань від цього документа не було. Та й традиційно довга назва з канцеляристським відлунням не дуже спонукала вірити в те, що за нею текст про просте письмо.
Тож, сповнені скептичних думок, налаштовані аналізувати, критикувати й писати статтю про те, що ж з державними Рекомендаціями не так, ми відкривали документ.
І тут лунає барабанний дріб…. інтрига… а далі здивовані обличчя.
Знаєте чому?
Тому що ми в захваті від рекомендацій.
Тому що там майже все те, про що ми багато писали (використовуючи гайдлайни, які США затверджували для своїх державних органів).
Тому що можна просто написати статтю-вдячність людям, які складали ці рекомендації для державних органів, і не критикувати (ну майже 🤓).
Серед рекомендацій, які особливо близькі нам, є ось такі:
Про загальний стандарт
Суб’єкти владних повноважень забезпечують викладення інформації із застосуванням методу спрощеної мови та у форматі легкого читання, а також з урахуванням вимог ДСТУ EN 301 549:2022 «Інформаційні технології. Вимоги щодо доступності продуктів та послуг ІКТ»
Це європейський стандарт, який встановлює вимоги до доступності продуктів та послуг інформаційно-комунікаційних технологій для людей з обмеженими можливостями в ЄС, а також встановлює мінімальні вимоги щодо доступності вебсайтів.
Про саме письмо
Для покращення розуміння інформації варто використовувати приклади та пояснення.
У тексті варто уникати використання абревіатур, професійної лексики, складних термінів, абстрактних понять та метафор, а також іншомовних слів, які широко не вживаються.
Пріоритетним є використання в тексті активної конструкції.
Речення повинні бути простими.
Одне речення повинне містити лише одну ідею.
Один абзац стосується лише однієї теми.
Оптимальний розмір речення становить 7-8 слів, максимальний — 15.
Про саме письмо
Для покращення розуміння інформації варто використовувати приклади та пояснення.
У тексті варто уникати використання абревіатур, професійної лексики, складних термінів, абстрактних понять та метафор, а також іншомовних слів, які широко не вживаються.
Пріоритетним є використання в тексті активної конструкції.
Речення повинні бути простими.
Одне речення повинне містити лише одну ідею.
Один абзац стосується лише однієї теми.
Оптимальний розмір речення становить 7-8 слів, максимальний — 15.
Про структуру
Структура тексту повинна бути простою, логічною, послідовною та однозначною.
Про шрифт
Шрифт, яким викладається інформація, повинен бути без засічок, зарубок, тіней чи декоративних елементів. Рекомендується використовувати такі шрифти: Arial, Verdana, Ubuntu, Tahoma, Calibri.
Розмір шрифту повинен бути не менше 14 друкарських пунктів.
Про ALL CAPS
Не допускається написання всього тексту великими літерами. Використання великих літер може застосовуватися лише для виділення окремих слів чи фраз.
Про форматування
Вирівнювання тексту здійснюється з лівого краю.
Між абзацами застосовується подвійний інтервал, між рядками — 1,5.
Під час форматування використовуються марковані списки;
Викладення інформації стовпцями (два чи більше стовпці на одну сторінку) не допускається.
І це ще не всі рекомендації, тому радимо обов’язково перечитати повний текст.
Ну і тепер трішки критики.
Немає жодної згадки про те, що канцеляризмів теж варто уникати. Бо без конструкцій типу «виходячи з вищевикладеного» чи «зокрема, але не виключно» текст точно нічого не втратить. Навпаки, без цих мовних штампів його буде легше читати.
Також зверніть увагу на цікаву деталь.
Автори пишуть, що варто використовувати активну форму дієслів, а самі використовують пасив.
Приклад: Рекомендується використовувати такі шрифти (пасив).
Рекомендуємо використовувати такі шрифти (актив).
А ще в тексті точно є речення, які містять більше, ніж 15 слів. І абревіатури без пояснень теж є.
Це якраз про те, що просто написати рекомендації не достатньо. Тепер потрібно налаштуватись на довгу роботу та тренування людей, які працюють в державних органах, аби вони реально використовували ці рекомендації.
Це точно тривалий процес, а ще досить болючий для людей, які звикли писати шаблонними офіційними реченнями з купою зайвих слів.
Але починати варто.
Для прикладу, США прийняли свій Plain Writing Act 13 жовтня 2010 року.
Цей документ містить рекомендації щодо процесу запровадження простого письма, який мав відбутись у 2 етапи.
Вже до 13 липня 2011 року державні агентства мали:
- призначити старшого посадовця, відповідального за зрозуміле письмо;
- пояснити вимоги закону персоналу;
- провести тренування для персоналу;
- запровадити нагляд за впровадженням закону в межах агентства;
- опублікувати звіт про дотримання вимог закону на вебсторінці.
А до 13 жовтня 2011 року потрібно було вже навчитись практично використовувати рекомендації в документах, що стосуються подання податкових декларацій, а також в тих, які місять інформацію про державні пільги, послуги тощо.
Тож в США в держслужбовців був 1 рік на опанування «plain language».
У нас поки жодних дедлайнів немає. І зрештою, це й не закон, а лише рекомендації.
Але це вже початок, бо держава звернула увагу на те, що варто писати простіше і дала хороші, практичні рекомендації.
Далі потрібні тренінги, багато тренінгів.
А ми в Bot&Partners готові підтримувати й допомагати з цим. А ще будемо раді познайомитись з авторами документів.
Їм аплодуємо 👏 👏 👏
Авторка: Вацеба Валерія, драфтерка Bot&Partners.
