«Підводні камені» підготовки тендерної пропозиції
Незважаючи на те, що останнім часом тендери в Україні набирають все більшої популярності, ні в одному нормативно-правовому акті, в тому числі і в Цивільному Кодексі України немає визначення поняття «тендер». Законів, що регулюють торги, не так вже й багато, зокрема Закон України «Про публічні закупівлі» та Закон України «Про особливості здійснення закупівель товарів, робіт і послуг для гарантованого забезпечення потреб оборони».
Участь в тендерах – доволі складний процес, тому необхідно враховувати, що кожен крок участі повинен бути продуманий та проаналізований учасником торгів. Якщо тендер вже обрано й умови участі зрозумілі, підготовка до нього на цьому етапі не закінчується.
Дуже часто в учасників торгів, особливо новачків виникає питання, стосовно того, як правильно підготувати пропозицію, щоб вона повністю відповідала вимогам замовника. Для того, щоб електронні торги закінчилися для учасника перемогою, потрібно зважати на основні лайфхаки з підготовки тендерної пропозиції, як показує практика, «підводні камені» криються саме на цьому етапі.
Варто дотримуватися простого, але на мій погляд головного правила, яке може суттєво допомогти: детально ознайомлюйтеся з тендерною документацією щодо підготовки пропозиції до участі у процедурі відкритих торгів. Особливу увагу приділяйте Інструкції з підготовки тендерних пропозицій, тому що часто учасники торгів поверхнево ознайомлюються з документацією і думаюють, що знають усі типові вимоги, які зазвичай замовник бажає включити в тендерну документацію. Ось, до прикладу, потрібно звертати увагу на вимоги до формату файлів, здебільшого це формат PDF (Portable Document Format), але інколи зустрічаються вимоги наступного змісту: всі файли, що прикріплені до пропозицій учасників процедури закупівлі повинні мати розширення pdf, jpeg, jpg, png та/або розширення програм, що здійснюють архівацію даних rar, zip. Забороняється обмежувати перегляд цих файлів шляхом встановлення на них паролів або у будь-який інший спосіб.
Окрему увагу слід приділити вимогам щодо оформлення довідок, в тендерній документації зазначається у якій формі має бути складена довідка (лист у довільній формі, довідка учасника у довільній формі, що засвідчує відсутність підстав щодо відмови в участі у процедурі закупівлі та/або відхилення тендерної пропозиції, тощо) та яку інформацію вона повинна відображати, потрібно врахувати і той момент, що всі довідки оформляються на фірмовому бланку (за наявності) учасника.
Якщо виникають сумніви, щодо оформлення того чи іншого документу, потрібно звернутися до посадової особи замовника, яка уповноважена здійснювати зв’язок з учасниками, інформація про таку особу зазвичай міститься на початку тендерної документації поряд з інформацією про замовника. Також раджу на торговельному майданчику зайти в розділ проведених торгів замовника і переглянути які документи та в якій формі подавалися переможцем, це дасть змогу прояснити для учасника спірні моменти, що виникають під час підготовки пропозиції.
Варто врахувати, що у разі відсутності будь-яких зазначених документів в тендерній документації, учасник має надати письмове роз’яснення щодо їх відсутності з вказанням причини та/або посиланням на нормативні акти.
Також не менш важливим аспектом у підготовці тендерної пропозиції є вибір зручного інтерфейсу торговельного майданчика, їх є достатня кількість, тому потрібно обрати той, який буде найбільш зручним у використанні.
Успіх учасника торгів залежить від проявленої уважності та систематичності під час підготовки тендерних пропозицій.
__________
Редакція може не поділяти думки авторів у розділі «блоги».
