Легалізація документів: що, чому і як?

Дата: 03.08.202203.08.2022

6 хвилин читання

Вероніка Тібілашвілі

Менеджер департаменту консалтингу Taxus Law & Finance

Чим відрізняється апостиль від легалізації, і які ще є види завірення документів?

В Україні більшість людей не знайомі з базовими юридичними нормами. А якщо справа доходить до нотаріальних дій, то на думку багатьох приходить лише заповіт або довіреність.

За ч. 1 ст. 75 ЗУ «Про нотаріат»: нотаріуси, посадові особи органів місцевого самоврядування та посадові особи консульських установ України, які вчиняють нотаріальні дії, засвідчують вірність копій документів, виданих юридичними особами, за умови що ці документи не суперечать закону, мають юридичне значення і засвідчення вірності їх копій не заборонено законом.

Саме через незнання люди мають багато проблем і часто стикаються з вимогою легалізувати або апостилювати свої документи, такі як дипломи, свідоцтва про шлюб та народження, або отримати свідоцтво про дозвіл поліції, щоб отримати дозвіл на роботу чи проживання в іноземній країні. Але навіть досвідчений юрист може не знати всіх тонкощів. У цій статті ми поставимо всі крапки над і.

Вимоги можуть бути незвичними, а час може спровокувати ситуацію паніки. Саме виїзд за кордон змушує задуматися про таку проблему, як апостиль і легалізація, які забезпечують використання документів за межами держави. І тут виникає питання: чим відрізняється апостиль від легалізації, і які ще є види завірення документів?

Документ можна завірити наступним чином:

Нотаріальне засвідчення
Консульська легалізація
Апостиль
Афідевіт

Нотаріальне засвідчення

Нотаріальне засвідчення – це офіційна процедура, за допомогою якої сторони угоди підтверджують автентичність та законність документа.

За допомогою даної процедури можна затвердити правильність зняття копії з документа та її відповідність оригіналу. Містить позначку у вигляді фрази «Згідно з оригіналом», назву посади та особистий підпис особи, яка завірила цю копію, її ініціали та прізвище, а також дату завірення копії. Копія повинна містити точне відтворення інформації з оригіналу документа у вигляді знаків та зображень, а також усі зовнішні ознаки оригіналу або їхню частину.

Нотаріальне засвідчення передбачає перевірку особистості підписувача, його бажання підписати без примусу чи залякування та обізнаності про зміст документа.

Convention de la Haye du 5 octobre 1961 або як з’явився апостиль

Минуло понад 50 років з моменту прийняття Гаазької конвенції від 5 жовтня 1961 року (Convention de la Haye du 5 octobre 1961), яка намагалася скасувати вимогу легалізації іноземних державних документів. Гаазька конвенція покликана спростити цей процес шляхом створення спрощеного, міжнародно визнаного процесу сертифікації, відомого як апостиль. Кількість договірних сторін Гаазької конвенції наразі налічує 122. Документи, які мають апостиль, є юридично дійсними для використання в усіх країнах-учасницях Гаазької конвенції.

В Україні органами, уповноваженими проставляти апостиль, є Міністерство освіти і науки України, Міністерство юстиції та Міністерство закордонних справ:

Міністерство освіти і науки України уповноважено проставляти апостиль на державних документах у галузях науки та освіти (дипломи, атестати і т.д);
Міністерство юстиції України проставляє апостиль на документи, видані органами юстиції та судів, а також документи, підготовлені українськими нотаріусами;
На всі інші документи ставить апостиль Міністерство закордонних справ України.

Отже, апостиль — це документ або штамп, виданий державною посадовою особою, який підтверджує справжність документа та повноваження його підписантів, що дозволяє прийняти документ в іншій країні, якщо ця країна також є частиною Гаазької конвенції. Тобто це міжнародна стандартизована форма засвідчення законності документа для пред’явлення на території країн, що визнають таку форму легалізації.

Що відбувається, якщо країна не є частиною Гаазької конвенції?

Для легалізації документа необхідно використовувати інший процес, який передбачає засвідчення документа відповідною посадовою особою в країні походження з подальшою легалізацією в консульстві країни, де він буде використовуватися.

Консульська легалізація

Саме цей спосіб стане в пригоді в тих державах, де штамп апостиль юридично недійсний. Прикладами таких країн є Канада, Об’єднані Арабські Емірати, Єгипет тощо. Зауважуємо, що такий вибір може бути дорожчим і багатоетапним процесом, який включає:

Перекладу документа на офіційну мову країни цільового використання і внесення його в спеціальний реєстр.
Нотаріальна перевірка документа, який повинен містити підпис перекладача та паспортні дані.
Засвідчення справжності підпису нотаріуса та порядок засвідчення перекладу в територіальному підрозділі Мін’юсту, де зареєстрований нотаріус.
Отримання відмітки в Консульському департаменті про правильність процедури, справжність печатки та підпису представника Міністерства юстиції.
Засвідчення документа, що представляє інтерес, у консульстві країни, яка запитала цей документ.

Афідевіт

Афідевіт – форма запевнення, за якої складається документ, у якому людина підтверджує будь-який факт під присягою. Необхідність оформлення афідевіту виникає за неможливості легалізувати або апостилювати необхідну документацію.

Хто може запропонувати свідчення під присягою?

Особа може запропонувати свідчення під присягою, але має розуміти серйозність присяги. Це означає, що особа, яка дає свідчення під присягою, не може бути покарана за ненадання інформації, про яку вона не знала. Особисті знання за деяких обставин можуть включати особисту думку, а не факт.

Ви можете використовувати свідчення під присягою за таких обставин:

Шлюборозлучний процес, наприклад, що обидва подружжя погодилися розірвати шлюб.
Майнові спори, наприклад, як хтось отримав спадщину чи придбав певну власність.
Випадки заборгованості, наприклад обставини, що призвели до виникнення боргу, і той факт, що борг все ще непогашений.
Посвідчення під присягою є обов’язковим документом у будь-якому спорі в суді. Вам буде запропоновано їх використання, коли цього вимагатимуть правила суду.

Наприклад, громадянину України, який хоче зареєструвати шлюб в іноземній державі, знадобиться афідевіт на доведення того, що він вже не перебуває у шлюбі, зареєстрованому на території рідної країни.

Отже, кожен, хто планує поїздки закордон повинен розуміти різницю між різновидами засвідчення документів аби не потрапити у неприємну ситуацію. Якщо ж Ви є власником бізнесу, то ви повинні бути на сторожі всіх змін щодо законності документів за кордоном.

Наприклад, відповідно до ЗУ «Про валюту і валютні операції» від 21.06.2018 р. № 2473-VIII, юридична особа – резидент України може відкрити банківський рахунок за кордоном для зарахування експортної валютної виручки.

Але одразу ж ви стикнетесь з тим, що при поданні документів на відкриття такого рахунку, просто подати скановані копії не вийде. Наприклад, один з основних документів, який затребує іноземна фінансова інституція, це паспорт або ID-картка бенефіціара.

Необхідно надати переклад паспорта у сертифікованого перекладача, який завірити нотаріально. Корпоративні документи компанії мають бути легалізовані в Міністерстві юстиції, а дипломи директорів та власників – у Міністерстві освіти. Без належного засвідчення і перекладу документів можуть бути проблеми з відкриттям рахунку.

Бажаємо бути обачними та за потреби звертатися до професіоналів своєї справи, ніж витрачати нерви та наражати себе на зайві непотрібні витрати, то краще задонатити на ЗСУ.