Бізнес на карантині: «Перелаштовуйся або помри»

Якими інструментами та принципами варто користуватися юридичним фірмам під час карантину, щоб не просто «залишитися на плаву», а ще й стати «антикрихкими». 

Пандемія вірусу COVID-19 торкнулася всіх сфер бізнесу – у тому числі і юридичного. Однак, роботи у юристів не поменшало. Навпаки, окрім захисту прав своїх клієнтів, важливою місією стало інформування громадян щодо особливостей запровадження режиму карантину. Суспільство у часи кризи, як ніколи, потребує якісної правової допомоги.

В цих умовах юридичні компанії зі звичного режиму роботи в офісі перейшли на роботу онлайн. 

Існує думка, що дистанційна робота значно менш ефективна, ніж робота в офісі. Проте погодитися з цим важко. Для‌ ‌багатьох‌ юридичних компаній діджиталізація‌ ‌– ‌це‌ ‌звична‌ ‌річ.‌ Зокрема, більшість з них вже перевели внутрішній документообіг в електронний формат й використовують хмарні сервіси зберігання даних. Окрім того, застосування різноманітних месенджерів, онлайн-конференцій стають дедалі популярнішими. 

Іншими словами, питання не в тому, як саме працює компанія – в офісі чи дистанційно, а в тому, наскільки правильно організовані її робочі процеси. Для того, щоб дистанційна робота вашої команди була ефективною, необхідно притримуватись наступних правил.

Створіть єдиний інформаційний простір. Це правило реалізується шляхом надання доступу усім членам команди до онлайн-ресурсів, програм, месенджерів.

Наприклад, для кожного окремого клієнта або напрямку роботи (так звані “проєкти”) створюється чат в Телеграмі, в якому команда проєкту може оперативно обмінюватися інформацією, проводити обговорення та відстежувати результати. Наради проводяться за допомогою Zoom або Skype, а вся інформація зберігається у папках на Google Disk, доступ до яких мають усі члени команди. 

Проведення щоденних нарад. Наради проводяться за допомогою відео-трансляцій. Їх умовно можна розділити на щоденні та щотижневі. Метою щоденних нарад є обговорення конкретних задач по клієнту/проєкту. Щотижневі наради проводяться, щоб звітувати  про виконану роботу та погодити пріоритетний план на тиждень.

З цього правила автоматично випливає наступне – запроваджуйте щотижневий звіт виконаної роботи та складання плану на наступний тиждень. При цьому, встановіть чіткий час надання звіту. Для того, щоб звіт був більш об’єктивним, раджу керівникам використовувати програми аналізу ефективності роботи команди, наприклад, Yaware.

Встановіть правило, що усі задачі з дедлайнами мають відображатися у таск-менеджері. Одним з останніх ми тестували таск-менеджер під назвою Wrike, який розроблений на основі методології Scrum. Це хмарний сервіс, який дозволить вам розставляти пріоритети і розподіляти обов’язки між командами у всій компанії для більш швидкої та ефективної роботи. Як результат, ви отримуєте необхідний функціонал для управління проєктами, а ваша команда – широкі можливості для спільної роботи.

Привчайте співробітників постійно бути на зв’язку. В умовах кризи і постійних змін ринку необхідно швидко отримувати реакцію на всі вхідні повідомлення.

Необхідно регулярно проводити індивідуальні наради з кожним членом команди. Це допоможе вам тримати руку на пульсі, відслідковувати настрій кожного з членів команди, вчасно надавати зворотній зв’язок та підтримати, якщо мотивація співробітника падає.

Культ результату. Усі члени вашої команди мають бути націленими на досягнення результату, не витрачаючи час на обговорення можливих причин невдачі. Час – єдиний невідновний ресурс. Використовуйте його з користю.

Сьогодні можна констатувати, що бізнес, як і суспільство в цілому, поділився на дві частини. Ті, хто вважає, що криза – це проблема. І ті, хто бачать у ньому можливості.

Ринок змінюється. Тому при формуванні стратегії дуже важливо відповісти собі на три простих запитання: “Чому?”, “Що” та “Як?”. Ці питання не випадково стоять саме у такому порядку. Важливо не переплутати “причину” з “наслідком”. Іншими словами, не завжди те, що ви пропонуєте ринку, йому потрібно. 

Спочатку необхідно зрозуміти, чому саме ту чи іншу послугу ви пропонуєте. Чи потрібна вона ринку? Далі ви маєте зрозуміти, якими саме інструментами чи послугами реагувати на запити ринку. Та, звичайно, не забувати про якість цих послуг. 

Ну і найголовніше: в бізнесі, як і в житті, можна потрапити в пастку і потонути у рутинних справах. Тому досить легко забути, що у вас завжди є можливість щось змінити та стати кращими. Це складно психологічно, бо треба долати інерцію. І там, де немає свідомих, ретельно продуманих зусиль, інерція завжди перемагає.

Не бійтеся змінюватись. Будьте “антикрихкими”. І пам’ятайте – життя довше за кризу. 

__________

Редакція може не поділяти думки авторів у розділі «блоги».