9 порад практикуючим право під час пандемії

Якщо ви працюєте в юридичній фірми і досі не пішли на карантин – тоді ці поради для вас.

COVID-19 змусив переосмислити юристів методи здійснення своєї діяльності. Lойери, настав час приступити до нових інструментів, які безпечно захистять наших клієнтів.

Пам’ятаєте, ми писали про випадок інфікування коронавірусом у Нью-Йорку, що стосується манхетенського адвоката. Західна преса писала, що він заразив як мінімум 50 людей. Та це й не дивно, адже традиційна юридична практика включає купу часу проведеного віч-на-віч з колегами та клієнтами як в офісі так і за його межами.  Крім того, це також пов’язано з частими відрядженнями, паперовою роботою та локальними серверами. Ці особливості призводять до неабияких труднощів у зміни стандартного режиму.

COVID-19 – це першочерговий виклик для усіх адвокатських фірм, які чинили опір новим технологіям.  На щастя, є адвокати, які лідирують у безперервній модернізації інформаційної безпеки свого бізнесу.  Їх інструменти та політика захищають дані не тільки в умовах пандемії, але і при зіткненні з іншими загрозами, такими як екстремальні погодні явища або вірусні атаки.

Ось кілька найкращих ідей для продовження обслуговування клієнтів через будь-які зміни у графіку:

1. Створіть план дій

Чи є у вас план для безперервної діяльності?  Якщо ні, то швиденько створіть його. Якщо у вас вже є план, перегляньте його з акцентом на те, що ми знаємо про COVID-19.

Для створення плану дій сформуйте команду з планування.  Нехай вона буде невеликою і складається з кількох осіб. Перш за все, це колеги, які приймають рішення та володіють глибокими знаннями ключових аспектів вашої практики, таких як технології та людські ресурси.  Не ускладнюйте свій бізнес тривалим плануванням. Простіші плани, швидше за все, будуть дієвішими в момент стресу.

Для прикладу, ознайомтеся з інструментом Фонду торгової палати США “Resilience in a Box”. Це освітня програма для навчання малого бізнесу стійкості. Розробники надають підприємцям поради для гнучкого вирішення збоїв у бізнесі. Щоб детальніше зупинитися на питаннях, характерних для юридичної галузі, перегляньте посібник з практики управління ризиками від Lawyer’s Mutual.

Не забудьте додати в розклад проміжні оцінки пунктів плану, щоб переконатися, що план актуальний та освіжити його у голові.

2. Перетворіть робоче місце на хмару

Якщо ви ще цього не зробили, розгляньте варіант віддаленого робочого місця.

Сenters for Disease Control and Prevention (федеральне агентство міністерства охорони здоров’я США) та інші організації охорони здоров’я рекомендують перебувати вдома та вдалині від громадських приміщень у ситуаціях, коли захворювання може передаватися.  Але це не повинно означати, що ваша робота припиняється. Якщо ваші файли надійно зберігаються у хмарі, ви зможете продовжувати свою роботу навіть через карантин.

Базуючись на міжнародному досвіді лікування COVID-19, є деякі випадки, коли хмарне управління справами може мати вирішальне значення:

Коли хтось у фірмі досить добре справляється з поставленими завданнями, але має симптоми якогось захворювання, краще ізолюйте його. Відмежування рекомендується проводити ще 24 години після зникнення симптомів.

Коли хтось повертається з ураженого регіону чи просто хвилюєтесь, що він, можливо, стикався з вірусом.  Наразі громадські організації охорони здоров’я рекомендують проводити ізоляцію на 14 днів, щоб визначити, чи інфікована особа.

Якщо весь офіс потрібно закрити, оскільки він знаходиться в сильно ураженому районі (низка юридичних фірм в таких місцинах вже закрита).

Якщо школи закриваються, а деякі члени фірми повинні залишатися вдома зі своїми дітьми.

За допомогою віддаленого робочого місця, ваші документи, інструменти відстеження часу, звіти та інші файли можна отримати у домашньому комп’ютері.

Цей спосіб не просто корисний для пандемій.  Навіть після того, як загроза громадському здоров’ю пройде, управління на основі віддаленого доступу дозволить вам забезпечити більшу гнучкість роботи команди та знизити ризик, якщо інші кризи спробують завадити якісній співпраці з клієнтами.

3. Залучіть кожного до такої ж системи

У деяких офісах кожен юрист упорядковує свої файли та календар по-різному, відповідно до своїх примх.  Це створює хаос, коли інший адвокат повинен знайти щось за іншого.

Загроза пандемії є потужним нагадуванням про централізацію ваших календарів, файлів та робочих процесів у межах однієї спільної захищеної системи.  Якщо хтось захворів і не може працювати, інший адвокат без труднощів його замінить. Колега легко побачить останні оновлення справ, отримає доступ до всіх документів і є гарантія, що нічого не втратиться через незахищені канали зв’язку. Клієнти відчують безпроблемне обслуговування замість розчарувань.

Також переконайтеся, що у вас є чіткий канал сповіщень, зарезервований для важливих оновлень, який бачитимуть та читатимуть усі працівники.

4. Інвестуйте в якісні технології віддалених зустрічей

Чи є на зв’язку член команди, який щойно повернувся з круїзного туру та був під небезпекою ураження вірусами?  Хоч він і перебуває на карантині, але зможе брати участь в онлайн зустрічах.

Без сумніву, є багато речей, які можуть піти не так на віддалених зустрічах.  Іноді співрозмовники не чують, іноді взагалі з’являються труднощі з підключенням.

Оцініть свої поточні можливості проведення відеоконференцій.  У вас хороша якість звуку та відео? Чи можуть учасники підключатися незалежно від їх операційної системи?  Окрім вибору потрібного додатку, застосовуйте додаткові мікрофони чи інші інструменти за необхідності, щоб створити правильне середовище для ваших зустрічей.

5. Скоротіть відрядження

Технології також можуть допомогти зменшити кількість поїздок. Ви можете використати відеозв’язок замість польоту, щоб заявити клопотання.  Щодо навчання, то вебінари можуть стати альтернативою оф-лайн семінарів.

Багато великих юридичних фірм скасовують несуттєві відрядження. Будьте в курсі останніх повідомлень про можливості переміщення, щоб захистити свою команду.  Якщо подорож до ураженої місцевості буде конче необхідною, рекомендується, щоб мандрівник працював з дому протягом 14 днів після повернення.

6. Зберігайте офіс в чистоті

Збільште частоту прибирання у вашому кабінеті з акцентом на поверхні, яких частіше торкаються.  До них відносяться телефони, дверні ручки, кнопки копіювальної машини, клавіатури та миші та предмети спільного користування, такі як холодильники та кавові автомати.  Крім того, переконайтесь, що у вашому офісі хороший запас мила, дезінфекторів для рук та серветок.

Проводьте бесіди про гігієну з усіма працівниками офісу, навіть якщо вони напевно це вже чули: мийте руки з милом протягом 20 секунд; кашляйте в серветку, яку негайно викидайте або в лікоть; уникайте торкання обличчя немитими руками; дотримуйтесь всіх інших рекомендацій лікарів.

У громадських просторах, таких як судові зали, Адміністративний офіс судів США рекомендує дотримуватися відстані у 3 фути від інших.

Це також хороший час, щоб активізувати спортивні заняття у вашому офісі.  Хронічний стрес руйнує здатність імунної системи утримувати від небажаних збудників.  Сприяйте фізичним навантаженням, повноцінному сну, здоровому харчуванню та допомагайте колегам створити баланс особисте життя-робота, щоб увесь офіс почувався краще.

7. Регулярно спілкуйтеся з клієнтами, зменшуйте потребу в особистих зустрічах

Ви хочете бути доступними для своїх клієнтів.  Але ви не хочете поширювати потенційно смертельну хворобу.  Є технології, які допоможуть у цьому.

Звіти та автоматизовані робочі процеси можуть сприяти регулярному спілкуванні клієнтів та юристів. Клієнти, які відчувають себе обділеними увагою, частіше вимагають зустрічей віч-на-віч зі своїми адвокатами. Час від часу, звертайтесь до клієнтів щодо спірних питань, так ви зможете уникнути проблеми вже на початку.

Ще одна річ, яка ймовірно стане у пригоді, — це технологія “text-to-case-file”.  Що це таке? Це програмний лайфхак, який отримуючи текст від клієнта надає доступ кожному члену юридичної команди до нього. Юристи можуть читати та надсилати повідомлення безпосередньо з файлу справи.

Таким чином, комунікація є доступною для всієї юридичної команди, а файли клієнта надійно архівуються.

У вас є контракт або форма, яку потрібно підписати?  Замість того, щоб проводити особисту зустріч, використовуйте інструменти електронного підпису.

Також розгляньте способи обміну сповіщеннями та новинами щодо COVID-19. Додайте до публікацій на своєму веб-сайті та в соціальних мережах цінну та релевантну інформацію про здоров’я. Обмін досвідом може стати додатковим інструментом для взаємодії з поточними та потенційними клієнтами.

Нарешті, переконайтесь, що кожен, хто відповідає на ваш телефон, може вміло говорити про реакцію вашого офісу на вірус, висловлюючись обережно і в той же час чесно про теперішні ризики.

8. Продумайте слова

Чи можете ви змусити когось зі своїх співробітників залишатися вдома, якщо вважаєте, що вони хворі?  Як слід повідомити інших про ризик зараження, який працівник приніс до офісу? Чи можете ви запитати у юристів, чи є у них проблеми з імунною системою чи інші фактори ризику?

Коли ви проявляєте належну увагу для захисту свого офісу, переконайтесь що ви також захищаєте конфіденційність та права кожного працівника.

9. Будьте добрим громадянином світу

Альбер Камю писав, що в моменти погіршення ми дізнаємось цінний урок – у людині більше того, чим варто захоплюватися, ніж зневажати.

Ми маємо певні речі, якими потрібно захоплюватися: наша стійкість, наш інтелект та наша здатність збиратися разом, щоб допомогти один одному.  Це хороший час для вашого офісу, щоб підтримати зусилля з надання допомоги у вашій країні та в усьому світі для загального блага.

Епідемії також розкривають деякі непримітні тенденції, такі як тривога, зайва реакція та конспірація. Використовуйте свої платформи для поширення реальної інформації з перевірених джерел охорони здоров’я.  Займіть публічну позицію проти будь-яких випадків ксенофобії та расизму проти людей китайського та східноазіатського походження.  Серед страху та скорботи, властивих цій ситуації, поширюйте свої цінності якісного сервісу та турботи про клієнтів.

Обіймаймося на відстані, цілуємось через масочку.

Переклад: Ольга Борисенко

Джерело: filevine.com