8 лайфхаків із проектного менеджменту в NGO
Вісім головних порад, які допоможуть алгоритмізувати роботу над проектом і працювати над його систематичною імплементацією.
Впевнена, що, працюючи над тими чи іншими ініціативами, ми неодноразово запитуємо себе й не тільки: Як спростити таку роботу? Як приділити більше уваги глобальним питанням, не концентруючись постійно на деталях? Як оптимізувати бюджет і при цьому виконати взяті на себе зобов’язання?
Виокремила 8 головних, на мою думку, порад, які допоможуть алгоритмізувати роботу над проектом і працювати над його систематичною імплементацією.
- Побудова команди за принципом функціоналу
Побудова команди надзвичайно важлива. Під час формування команди раджу підходити з позиції ключових функцій, наприклад: адміністрування, бюджет, експертиза, консультування, безпосереднє виконання завдань проекту, інформаційний супровід.
Працюючи над правилами команди, виходьте з того, що вся команда працює на досягнення єдиних результатів і цілей проекту.
Не забувайте про управління відносинами у команді. Людський капітал – найцінніший ресурс і без перебільшення є одним із визначальних факторів успіху проекту. Саме від правильного управління командою залежатиме, чи вкладе кожен член команди у проект частинку своєї душі, чи любитиме, те, що робить, чи думатиме постійно, як зробити проект ще крутішим.
- План реалізації проекту як компас у світі хаосу
План — це другий за важливістю документ після стратегії. Якщо стратегія проекту відповідає на питання: Хто ми? Для чого ця діяльність? Який має бути результат? То план дає відповіді на питання: Як, коли і з ким ми це робимо?
Як на мене, план має бути ретельним і ґрунтовно опрацьованим. Для зручності його можна розбити на етапи. При цьому раджу не просто виокремити порядковий номер такого етапу, а й назвати його за результатом, який має бути досягнуто у відповідний проміжок часу.
Точні формулювання очікувань і завдань дозволять уникнути неоднозначного тлумачення документів, із якими працюєте, вами, командою і партнерами.
Чим якісніше ви підготуєте план – тим менше часу вам буде потрібно для роботи над проектом і тим комфортнішою вона буде.
- Фінансування проекту
Оскільки джерела фінансування проекту можуть бути різними (власні кошти, грантові кошти, гроші спонсорів, краудфандинг), тому не зупинятимусь детально на цьому пункті.
Проте зверну увагу на важливі, на мою думку, аспекти:
1) Дбайте про реалістичність ресурсів.
2) Закладайте у бюджеті за можливості кошти на форс-мажор (резерв).
3) Будьте готовими продовжити проект після припинення його фінансування донором.
4) Оптимізація бюджету – завжди добре. Але пам’ятайте, що економія – не результат проекту. Економлячи, треба зважати, чи не постраждає від цього якість і фінальний результат проекту.
- Деталі мають значення
Не залишайте будь-які питання поза увагою. Не відтягуйте час для обговорення проблем, про які не хочеться говорити.
- Прогнозування ризиків
Не відкладайте на останню хвилину, а тим більше не нехтуйте необхідністю виокремлення і прогнозування наслідків ризиків. Сучасний світ вимагає бути готовими до ризиків і гнучкими у роботі з ними.
- Партнерство vs конкуренція
Якщо у вас у проекті є партнери чи донори – слід інформувати їх про хід реалізації проекту. Крім того, важливо долучати партнерів до прийняття рішень у рамках проекту. Рекомендую обговорити питання взаємодії, розподілу обов’язків і звітування на початку проекту, а також зафіксувати результати таких домовленостей.
Будуючи свою роботу на принципах професійності, доброчесності, вам будуть довіряти.
Працюйте над взаємовідносинами із організаціями, які функціонують у вашій сфері, глобально вони – ваші партнери, оскільки разом ви працюєте над однією метою – зробити життя суспільства кращим.
Звісно можна розглядати їх як конкурентів і закриватися, а можна стати союзниками і працювати разом.
Більшість глобальних проблем у суспільстві, правовій системі й громадянському суспільстві є очевидними не тільки вам, а й іншим організаціям. Пам’ятайте, що, коли люди та організації об’єднуються – їхній голос стає потужнішим.
Не забувайте про такого партнера чи бенефіціара як орган влади, до повноважень якого належить питання, над яким ви працюєте.
- Комунікуйте
Не достатньо зробити крутий проект, якщо про нього, крім вас і бенефіціарів, ніхто не знає. Думаю, однією із причин виходу неурядових організацій на нову сходинку впливу після 2014 року в Україні була їхня комунікація.
Інформуйте суспільство про те, що ви робите: про цінності, завдання, історії успіху і результати. Не забувайте про меседжі такої комунікації. Робіть її цікавою й змістовною, дбаючи про якість контенту.
Комунікація не повинна завершуватися із фінішем життєвого циклу проекту. Якщо така ініціатива сформувала певну експертність вашої організації чи її результати можуть бути використані для вирішення тих чи інших питань суспільного життя – пишіть про це.
- Працюйте на результат
Приділяйте час на аналіз поточних результатів та ефективність роботи для їхнього досягнення. Змінити підходи до роботи – нормально, ненормально – зрозуміти вкінці проекту, що ви зовсім не досягли поставлених результатів.
Проект можна завершити по-різному. Але такий досвід надихатиме вас й інших тільки тоді, коли ви здивуєте світ своїми результатами.
Ставте планку високо і досягайте її. Дивуйте світ своїми результатами, дивуйте команду, дивуйте себе. Робіть цей світ кращим і ставайте кращими самі!.
Для результативної реалізації проекту безумовно важливо правильно побудувати роботу, оскільки це вплине на ефективність проекту. Проте найважливіше, на мою думку, – те, який сенс і цінності ви вкладаєте у те, що робите.
Авторка: Ольга Лопушанська, координаторка законопроектної роботи Асоціації правників України, к.ю.н.
__________
Редакція може не поділяти думки авторів у розділі «блоги».