5 сервісів, які допоможуть юристу при роботі — не Zoom

П’ять інструментів, які допоможуть ефективніше працювати юристу з клієнтами та командою. Особливо зараз, коли потрібно організувати робочі процеси з дому під час карантину. Не хвилюйтесь, Zoom не згадували.

У цьому списку Bot&Partners зібрали сервіси, які перевірили на власному досвіді та без яких вже не уявляють свою роботу. Бо вже два роки працюють віддалено.

Notion

В Notion зручно організовувати проєктну роботу: підготовку договорів, судову практику, консультації з клієнтами тощо. Тут можна створити дошку зі стовпчиками на кшталт «Завдання», «В роботі», «На узгодженні», «Зроблено» – і перетягувати між ними спеціальні картки. Кожна картка відображатиме, наприклад, конкретний договір.

Для неї можна додати інформацію про компанію-клієнта, кінцевий термін виконання та позначити людину, які відповідає за проєкт. Це допоможе наочно бачити, над чим зараз працює кожний юрист з команди та яка в нього завантаженість.

Крім цього, сервіс дозволяє створювати текстові сторінки. Ми зберігаємо у Notion внутрішні документи: базу знань, інструкції, шаблони договорів. Також тут розробляємо тексти для консультацій і даємо клієнтам посилання на відповідні сторінки.

Переваги:

• замінює водночас CRM-систему, таск-менеджер та текстовий редактор;
• дуже простий у використанні.

Недоліки:

• для повноцінної роботи доведеться купити платний акаунт;
• не можна інтегрувати з іншими програмами — але розробники обіцяють найближчим часом додати таку можливість.

Скільки коштує? Від $5 на місяць. Достатньо купити один обліковий запис для адміністратора робочого простору — інші члени команди можуть використовувати безплатні акаунти.

Miro

Miro – це нескінченна онлайн-дошка, на якій можна створювати рисунки, малювати схеми тощо.

Ми часто використовуємо Miro прямо під час консультацій з клієнтами. Наприклад, нам треба зрозуміти, як в компанії влаштований процес узгодження договорів. Тоді ми починаємо малювати блок-схему. Спочатку позначаємо різні відділи компанії: маркетинг, бухгалтерію, юристів тощо. Потім з’єднуємо їх стрілочками, які відображають зв’язки між відділами.

Це набагато швидше та зручніше, ніж описувати те ж саме текстом.

Переваги:

• дозволяє швидко намалювати будь-які блок-схеми, рисунки, ескізи слайдів для презентацій;
• будь-яку частинку онлайн-дошки можна зберегти в форматі PDF або JPG та завантажити на комп’ютер.

Недоліки:

• підходить для початкової отрисовки, але тут не дуже зручно перемальовувати рисунки (наприклад, якщо у клієнта замінились бізнес-процеси, і попередня схема вже не актуальна).

Скільки коштує? До трьох дошок можна створити безкоштовно. Більше — від $8 на місяць.

Discord

Зручний інструмент для онлайн-дзвінків, адже в Discord чудова якість звуку. Сервіс дозволяє почути один одного без шумів та перебоїв.

Тут можна налаштовувати онлайн-кімнати з різними правами доступа. Ми маємо окремі «кабінети» для кожного напрямку бізнесу: з корпоративного права, комплаєнса, PR, фінансів тощо. В цих кімнатах проводимо зідзвони з відповідними командами.

Крім цього, у адміністратора онлайн-кімнати є привілегія «перекрикувати»: коли він говорить, у всіх інших учасників зідзвону автоматично вимикається мікрофон. Це зручно, коли в зідзвоні беруть участь чотири-п’ять осіб або більше.

І тепер тут є вже відеочат.

Переваги:

• є мобільна, десктопна та веб-версія;
• є функція автоматичного заглушення мікрофону, якщо людина не говорить — це зменшує кількість шумів.

Недоліки:

• не знайшли.

Скільки коштує? Безкоштовно.

Loom

Це інструмент для роботи з відео. Ми записуємо у Loom відеоінструкції для внутрішнього користування, вебінари для потенційних клієнтів, а також відповіді на поширені питання клієнтів. Ось тут приклад

Сервіс дозволяє записати одночасно екран комп’ютера та зображення з веб-камери, а потім накласти їх одне на одного. Після цього відео можна зберігати на сайті Loom, редагувати, надавати до нього доступ іншим користувачам.

Переваги:

• дозволяє створити відео буквально в декілька кліків;
• можна налаштувати як загальний доступ до відеоролика, так і приватний за електронними адресами.

Недоліки:

• немає можливості «склеювати» різні відеороліки в один;
• іноді сервіс підвисає на початку роботи — доводиться його перезапускати.

Скільки коштує? До 25 відео можна створити безкоштовно. Більше — від $10 на місяць.

Бабуся

«Бабуся» допомагає шукати інформацію по судовому реєстру. У цьому сервісі доступний пошук не тільки по всьому тексту судового документу, а й окремо по вступній чи резолютивній частині. Також можна комбінувати всі види пошуків.

Наприклад, можна відфільтрувати всі кримінальні справи за останній рік, які містять задані фрази для пошуку по всьому документу й окремі слова — тільки у вступі або тільки в резолюції. Приклади пошукових запитів можна подивитись тут.

Переваги:

• зручно моніторити судову практику: можна підписатись на результати пошуку та отримувати сповіщення про нові судові документи за заданими ключовим словами;
• результати пошуку можна передавати колегам.

Недоліки:

• не знайшли.

Скільки коштує? Безкоштовно.

Ці інструменти допоможуть ефективно відслідковувати робочі завдання та судову практику, а також взаємодіяти з клієнтами та командою з допомогою візуальних карт, відео та голосових чатів.