Як команда Bot&Partners змінила дизайн юридичних документів та автоматизувала процеси у спейсі Peremoga.

Мабуть, багато хто з юристів бував, або хоча б чув про спейс Peremoga. Це простір для роботи та івентів, який функціонує ще з 2017 року.

Зараз у мережі бізнес-просторів — дві локації, одна з яких досить масштабна: приміщення має площу 2800 м² та розраховане на 350 робочих місць.

Нескладно уявити, скільки документів генерується і скільки часу витрачається на те, щоб їх опрацювати. Тому перед компанією постало завдання оптимізувати свої робочі процеси.

Рішення запропонувала команда Bot&Partners.

Ми дуже детально розпитали СЕО компанії — Микиту Підгайного, як вони підійшли до розв’язання цього завдання, які інструменти та рішення застосовували та чи справді такий підхід може прискорити робочі процеси.

Дисклеймер: ми розбили на блоки ключові напрямки, над якими працювала команда. І у формі коротких запитань та тез спробували виділити важливі акценти.

Дизайн документів

З чого все почалось?

Ми познайомились з командою Peremoga і розказали про наші підходи до документів. Вони давно хотіли переглянути свої договори, рахунки, акти. Їм сподобалось те, що ми робимо. Так все й почалось :).

Ключова ідея — простір достатньо відкритий і лояльний до клієнтів і договір мав це показувати. Тобто документи мали стати продовженням комунікації.

Навіщо?

Якщо ми подивимось на ринок коворкінгів, то є різні підходи. Більшість з них намагаються чарджити людей за всілякі дрібні дії, наприклад, друк документів, час перебування в переговорній тощо. Peremoga так не робить. 

Ми хотіли зробити так, щоб у людей не було враження, що ми розповідаємо одне, а в договорі передбачене інше.

Як реалізовували?

Все почалось з того, що ми проаналізували старі документи. Опитали команду, як вони працюють з резидентами, які є ризики, які бувають проблеми і як вони з ними справляються.

Далі ми зробили й погодили дизайн договорів. Тут нам допомогла Світлана — співзасновниця Перемоги. Вона юристка, тому всі моменти по договорах погоджували з нею.

Світлана Коломієць, співзасновниця простору

У нас був досить болісний і складний процес розробки та погодження договорів з клієнтами-орендарями. Ми мали стандартний договір, який був виписаний класичною юридичною мовою і у який кожен клієнт хотів внести свої зміни. При чому часто ці зміни були спрямовані проти самого ж клієнта, але він цього не розумів. Все це доводилось довго пояснювати, узгоджувати і це займало багато часу у наших менеджерів з продажу.

І коли Bot&Partners запропонували альтернативу, яка виглядає просто і зрозуміло навіть для людини без юридичної освіти, ми подумали, що це хороша ідея. Адже з одного боку буде легше розібратися нашим клієнтам, а з іншого —  менеджерам, які не є юристами за освітою.

В оновленому договорі все чітко, зрозуміло, ключові умови винесені на першу сторінку і навіть є смайлики :). А чому б і ні? Адже смайлик у договорі не робить клієнта менш захищеним, а от складні плутані формулювання — цілком можуть зашкодити. А ще, завдяки автоматичній системі генерації цих договорів, менеджер не може вносити туди правки, як би не хотів. Тому клієнт може сказати лише «так» або «ні». І поки ще ніхто не сказав «ні» ?.

Перший драфт

Готуючи новий дизайн, ми відштовхувались від попереднього договору. Спочатку прибрали всю юрню й аргументували команді, чому це юрня. Далі підготували перший драфт документа, який відповідав реальним процесам.

Нашим завданням було зафіксувати, як все реально працює. Часом трапляється, що процеси змінюються, а в договори забувають внести правки.

Ключові умови

Ми спробували зробити так, щоб всі важливі для клієнта (ключові) умови були на першій сторінці. Це значно економить час для тих, хто ознайомлюється з договором. Адже не доводиться шукати важливі аспекти по всьому документу і витрачати на це зайві хвилини.

Верстка

При верстці договорів ми використовували свій стандартний підхід. Це:
1. винесення на першу сторінку усього, на що в першу чергу звертає увагу клієнт;
2. вирівнювання по лівому краю, яке полегшує сприйняття тексту.
4. нумерація розділів (а не пунктів);
5. виділення для важливих пунктів;
6. песимізований текст (зменшений, сірого кольору) для пояснень та уточнень певних положень в договорі.

Ну і звісно емоджі ?

Як сприйняли клієнти?

Ми не змінювали договори для наявних клієнтів — тільки для нових. Тобто договори з оновленим дизайном застосовуються тільки для нових клієнтів.

Лара Немеш, співзасновниця простору

Клієнти з інтересом ставляться до оновленого вигляду документів, які отримують. Найяскравіший зворотний зв’язок, що отримали — такий договір дуже лаконічний, зрозумілий і один із небагатьох, які дочитали до кінця.

Друга складова — юридичні департаменти наших клієнтів. Вони зазвичай мають більше внутрішнього спротиву і застережень. Часто чуємо: «З нашої практики»… і далі називають кількість років юридичного стажу. А нам би дуже хотілося не перевантажувати договір роками досвіду практики колег, тож ще поки витрачається час з обох сторін на аргументування достатності викладу інформації по суті ?.

Віримо, що нова форма дозволяє не витрачати надзусилля клієнтам на шляху до підписання договору, вона є максимально зрозумілою для неюристів. Виступаємо амбасадорами переходу до прямої комунікації, що дозволяє мінімалізувати необхідність залучення юридичних департаментів з обох сторін.

Автоматизація

В чому полягала автоматизація?

Ми автоматизували генерацію документів за допомогою гугл таблиць. Це виглядає так:

• Менеджер вносить інформацію в гугл таблицю ?? натискає кнопку ?? автоматично генерується папка і всі документи в ній.
• Менеджер все це погоджує ?? якщо контрагент готовий на електронний документообіг, то документи автоматично відправляються у систему «Вчасно», де їх підписує директор.

Що це дає?

Як мінімум, вивільняє час. Наприклад, така автоматизація може зекономити 20 хвилин на кожному документі. Плюс, ще електронний документообіг буде економити близько 10 хвилин на кожен договір з резидентом.

Система папок

При вибудовуванні процесів дуже важливо, щоб все було чітко й організовано. Тому ми налагодили систему розгортання папок. Коли на гугл диску всі папки названі правильно і структуровані — це значно полегшує роботу. Часто таку просту річ недооцінюють.

Робота з Notion

Коли ми готували автоматизацію, то також описали усі процеси на Notion. 

Таким чином, можна не боятися, що хтось піде у відпустку або в команду прийде нова людина. З описаними процесами їй буде значно легше вникнути в курс справ.

Лінк з документами

Ми зібрали в одному місці всі документи, які потрібні резидентам для перевірки компанії. Наприклад, виписки з податкової та ЄДР, документи про нерухомість тощо. Все це поклали на сторінку Notion і дали можливість завантажувати. Як результат — клієнтам надсилається просто посилання (а не купа документів), з яким вони можуть працювати.

FAQ до договору

Це документ на Notion, в якому описані відповіді на розповсюджені запитання.

Нерідко буває, що юристи контрагента не занурюються в специфіку і намагаються внести свої правки в договір. Наприклад, нещодавно юрист намагався внести пункт про те, що орендар має право змінювати замки. Але це технічно неможливо, адже на території простору діють магнітні картки.

Коли ж є FАQ , то частина питань відпадає і це допомагає зекономити час і клієнта, і менеджера.

Чатбот

Також ми зробили невеличкого чатбота, який допомагає розв’язувати проблеми людям, які перебувають у просторі. Наприклад, закінчився папір у принтері, кава чи вода на кава-поінті, брудно у вбиральні тощо. Про цю проблему можна оперативно повідомити, просто відсканувавши QR-коди, які розташовані в різних локаціях. Бот розуміє в якому місці знаходиться людина, запитує, що трапилось і кличе відповідальну особу.

Для чого це все?

Компанії часто не дооцінюють, наскільки такі рішення можуть зекономити час. А ще це покращує комунікацію і відносини між людьми та компаніями.

Наприклад, якщо говорити про дизайн документів — то людям приємно, коли до них нормально ставляться і не змушують читати договір на сто сторінок для якогось дрібного правочину. Але тут важливо не впадати в крайнощі, адже договір на сторінку теж дуже не гарна ідея. Тут важливий баланс.