Мистецтво делегувати: делегуй або помри

Чому юристам варто навчитись делегувати свою роботу?

Більше року тому, я прийшла стажером (примітка: стажер в перекладі з латинської “мама, зліпи мені сніжку”) в адвокатське об’єднання. Сьогодні я повноцінний мідл. Я підвищила експертність, маю крутий досвід, веду справи, опановую нову практику, але є і інша сторона медалі. Це постійно підгораючі дедлайни, хаос в голові та на столі від кількості інформації, періодичне вигорання, тотальний розфокус та жахливий сон. 

Насправді корінь проблеми полягає в тому, що в один чудовий момент ти починаєш розуміти, твій час належить всім, крім тебе. Ти не можеш як в приймальних віконцях держорганів поставити табличку «технічна перерва» та сховатись від усіх, бо треба відписатись клієнту, подзвонити в суд, подати відзив, бо сьогодні останній день тощо. Ось і пролетів робочий день, ти йдеш додому та по дорозі можеш навіть підкачати біцушку, бо в сумці традиційно тягнеш додому чергове досьє «доопрацювати». 

Саме тут і варто сказати фразу «Делегуй або помри». 

Що взагалі таке делегування?

Насправді дуже часто делегуванням називають все, що заманеться. Але якщо ти попросив колегу зробити каву чи відправити пошту — ні, друже, це не делегування. Це виставлення завдання чи навіть дружня послуга. В класичному розумінні делегують не одиничні завдання, а процеси. Але тим не менш, шлях до делегування починається саме від надання окремо взятих завдань. Важливо також правильно зрозуміти мету цього процесу: не перекладання своїх обов’язків на інших, а вивільнення часу для концентрації на більш складних і змістовних задачах.

Чому люди не делегують? Типові страхи 

1. Почнемо з найбільшої пастки: набагато швидше буде зробити самому, ніж комусь пояснювати та контролювати. Так, спочатку треба буде розжувати процес, який делегуєш, на пальцях — але без цього ніяк. Буде безліч рутинних «тасків», які будуть відволікати від дійсно змістовних завдань.
2. Це ніхто не зробить так класно як я, — або синдром педанта та задрота. Так, ти красунчик та просто божественно заповнюєш конверти та опис вкладення у лист, але камон. Цю задачу можна залишити для стажерів, а самому дописати все ж таки вчасно апеляшку, та не їхати на цілодобове відділення Укрпошти.
3. Відсутність довіри. Основний страх полягає у тому, що людина перебуває в постійних сумнівах: чи впорається, чи не забуде, чи виконає вчасно тощо. Тут є лише один шлях вирішення ситуації — розставити проміжні точки контролю протягом всього процесу.

Оскільки цей процес мені лише доведеться опанувати, я зібрала в цій статті думки своїх близьких друзів та колег, які я старанно нотувала під протокольчик допиту. 

Тож як делегувати красиво, та так, щоб молодший персонал не плював потім тобі в каву, доки ти не бачиш?

Денис Овчаров, керівник кримінальної практики (a.k.a. король делегування)

– Я оточую себе та делегую лише тим, хто краще мене та має вищу експертність. Лише в такому разі не буде виникати зайвих проблем.

– Що стосується страхів то, особисто мені, страшно делегувати слабким та невпевненим в собі працівникам. У підлеглого експертиза повинна бути вища ніж у керівника, тоді процес делегування буде ефективним та успішним. 

– За помилки працівників несу відповідальність перед клієнтом завжди я. Але при цьому я розумію, що в цій ситуації я б теж помилився. Адекватний керівник ніколи не буде стрілочником та виправдовувати себе. Перед клієнтом завжди помилки — всі мої.

Олександр Мельник, керівник кримінальної практики

Я ніколи не хвилювався стосовно того, як делегувати, кому і що. Цей скіл виробився в мене органічно. Так, мені часто «прилітало» за моїх юристів, тим не менш бажання делегувати це не відбило, все рівно ставати на граблі, навчати тощо.

Були також і трабли з делегуванням, коли мої юристи мене частенько підставляли. Доводилось за ними перевіряти, переробляти та витрачати купу власного часу. Можливо це пов’язано з тим, що спочатку мій стиль управління був такий: «головне, щоб було виконано завдання» і максимальна лояльність до підлеглих щодо того, коли прийти, когось кудись відпустити і таке інше. Згодом зрозумів, що такий стиль управління — це утопія. Адже це дуже роздисципліновує працівників, і дуже важко було поєднувати в собі керівника та виконавця, бо доводилось витягувати деякі завдання та справи власноруч.

Починати делегувати я б радив спочатку з виокремлення справ, які ти можеш делегувати. Початково вони повинні бути максимально нескладні, потім рівень складності треба збільшувати. В таких умовах починає органічно формуватись довіра до людини та до її експертизи і виявляється той максимальний рівень складності завдань, які можна делегувати.

Станіслав Борис, керівник практики безпеки бізнесу 

Був період, коли було важко делегувати. Бо адвокат всередині мене мав свою позицію і бачення — і прийняти іншу альтернативу було ой як непросто. Згодом я почав сортувати для себе завдання на більш важливі, в яких більше контролював, і ті, які мали незначні наслідки, відповідно тут контролю було менше. 

Головне, що треба зрозуміти: інколи треба прибирати в собі перфекціонізм і приймати інше бачення виконання поставлених завдань.

При цьому, я завжди несу відповідальність за факапи підлеглих, «танцюю» перед клієнтом і логічно пояснюю такі помилки. При цьому ніколи не казав, що помилився помічник/колега тощо. Це негарно та неправильно. Тим не менш, якогось бар’єру/страху делегування не було. Коли контролюєш людей, відповідальність — закономірна річ.

Андрій Лисенко, керівник практики з банківських спорів

Прийшовши партнером в новий колектив, ясна річ, що треба поступово делегувати частину своїх справ, щоб ще й встигати «партнерити». Спробував попрацювати з кожним, починаючи від простих завдань до більш складніших. Було страшно, часто ночами сидів переписував та редагував документи. Потім взяв собі за правило: «Не критично? Не виправляй!». Мабуть, це єдиний шлях знайти того самого помічника, з яким станеться хімія і якому можна делегувати без зайвих нервів та довіряти як собі. Так, це дуже складний процес. Але найбільший кайф отримуєш навіть не від того, що ти розвантажив себе та маєш більше часу (ну начебто така ідея повинна бути, але не завжди так), а від того, що ти розкрив чийсь недооцінений потенціал та запалив юридичну зірочку.

Артем Донець, керівник кримінальної практики

По-перше, починати делегування треба з розуміння того, на що забирає у вас час, та зрозуміти, що з цього ви можете делегувати. Одним із способів це дізнатись є матриця Ейзенхауера. Це техніка сортування справ за терміновістю та важливістю. Виглядає це приблизно так.

Справи з блоку I та ІІ слід виконувати особисто, з блоку ІІІ — делегувати, з блоку ІV — забути і забити, оскільки їх невиконання ні на що не впливає.

По-друге, в нашому об’єднанні є головне правило делегування — ви повинні знати відповідь на 4 питання:

• хто? (Виконавець)
• що? (Суть задачі)
• як? (Спосіб виконання)
• коли? (В який термін повинна бути виконана робота).

Тож, підсумовуючи думки колег, можна виділити золоті правила делегування:

• На що я витрачаю час?

Перед тим, як навчитись керувати своїм часом за допомогою делегування, спочатку необхідно зрозуміти куди і на що ви його витрачаєте. Зрозуміти це можна за допомогою точної реєстрації фактично витраченого часу. Це допоможе знайти ту «чорну діру», яка постійно його поглинає, та виокремити справи, які можна делегувати.

• Точки контролю.

Якщо у вас з молодшим колегою ще не склався міцний робочий вайб, то треба розставити точки контролю, щоб періодично перевіряти етапи виконання. З відношенням «пофіг, в продакш!» — делегування не буде успішним, а вам доведеться вигрібати та переробляти за помічником.

• Ніяких стрілочників.

Будь ти хоч керівник цілого адвокатського об’єднання, або старший юрист, якщо делегуєш — відповідальний перед клієнтом/начальником завжди ти. 

• Втручаємось лише тоді, коли критично

Так, ми всі різні, і у кожного є своє бачення, але кожен раз виправляти розмір шрифту не треба 🙂

Отже, друзі, висновки робіть самі, але якщо не хочете в п’ятницю ввечері знову «гасити пожежу» на роботі, доки колеги відпочивають, чи в черговий раз тягнути робочі питання додому, та прагнете нарешті знайти work life balance – делегуйте!

__________

Редакція може не поділяти думки авторів у розділі «блоги».