Тайм-менеджмент: как взять время под контроль и успевать больше
Каким бы фантастическим нам не казался фильм «Время», но если взглянуть его «между строк», то древняя поговорка о том, что «время — деньги» приобретает смысл, убеждая нас в том, что мы на самом деле расплачиваемся собственным временем за все, что происходит в нашей жизни и только от нас зависит потеряем мы его на пустяки или используем на то, что для нас важно и ценно.
Каждому выделено одинаковое количество часов в сутках, однако часто одни удивляются, как другие успевают все, а другие в это время без раздумий сломя голову движутся к своим целям. Искусство управлять своим временем называется тайм-менеджментом. Основные его правила и ресурсы, которые помогут вам взять под контроль свою жизнь — в этом материале.
10 основных правил тайм-менеджмента
1. Пик производительности — понаблюдайте за собой несколько дней и вы заметите определенное время суток, в течение которого вы наиболее продуктивны — в этот период постарайтесь выполнить наибольшую часть задач или хотя бы самые сложные из них.
2. Списки с приоритетами — составьте список дел, которые вам нужно выполнить; разберитесь, какие из них долговременные, а какие можно выполнить за несколько минут (эти выполняйте немедленно) разбейте долгосрочные планы на короткие; расставьте приоритеты.
3. Съешьте «лягушку» на завтрак — то есть выполняйте дело, за которое вам больше всего не хочется браться, в первую очередь, это снимет с вас психологическое напряжение в течение дня, иначе вы будете думать об этом деле и не сможете сконцентрироваться на других.
4. Одно задание за раз — сверяйтесь со списком расставленных приоритетов и начинайте выполнять дела одно за другим, не торопясь делать все сразу — это снижает качество и скорость выполняемой работы.
5. Рабочее место — для максимальной концентрации на работе вам нужно избавиться от всех факторов, которые вас могут отвлекать: это может быть что угодно от лишних вещей на рабочем столе к родственникам и соседям, которые шумят за стеной, если вы, например, работаете дома. Арендуйте себе офис и сделайте свое рабочее место комфортным и минималистичным.
6. Научитесь говорить «Нет» — это сэкономит вам не только массу времени, но и нервных клеток, которые вы тратите, выполняя задачи, которые не приносят вам удовольствие или пользы.
7. Превратите соцсети у друзей, а не врагов — обычно социальные сети незаметно пожирают наше время, однако у них есть и много полезного, иногда с ними связана наша работа. Выделите проверку социальных сетей отдельным задачам и назначьте для него конкретный промежуток времени.
8. Работайте в привычном темпе — «поспешишь, людей насмешишь» говорят не зря. Не стоит гнаться за результатом, минуя мелочи. Работайте в своем привычном темпе, главное — не останавливаться.
9. Чередуйте работу и отдых — это касается как ежедневного рабочего времени, когда следует использовать метод Pomodoro, так и использование календарных выходных дней по назначению, а не для работы.
10. Используйте программы и приложения — прежде всего, стоит отметить, что быстрый интернет и хороший компьютер — не последняя составляющая в обеспечении эффективности вашей работы.
Кроме этого, предлагаем вам ознакомиться с ресурсами и приложениями, которые сделают вашу жизнь еще проще:
Программы
1. Manic Time
Чтобы взять под контроль свое время, следует знать, на что вы его тратите. Эта программа выполнит это за вас. Загрузив и установив ее, вы увидите статистику посещения вами социальных сетей, время, затраченное на просмотр сериалов и других вкладок, которые вряд ли связаны с вашим рабочим процессом, она зафиксирует даже период работы компьютерных программ, например Windows Media Player.
Также вам будет полезно узнать, сколько времени вы используете на важные дела: переговоры, оформление договоров, деловая переписка и тому подобное. Таким образом, вы заметите, будет ли эффективнее выполнять эти дела в другое время, или же каким-либо образом оптимизировать процесс.
Это тот онлайн дневник, который покажет вам картину вашего рабочего дня, недели и вашей жизни. Программа имеет удобный интерфейс, который позволяет разделить все дела на основные категории, в них выделить основные задачи, разделив их в свою очередь на более мелкие — краткосрочные. Вы можете менять их местами, переставляя со дня на день или просто чередовать по приоритетности, которую, к слову, также можно установить в этой программе.
3. READABILITY
Программа работает на любом компьютере и мобильном устройстве, позволит вам избавиться от надоедливой программы и множества предлагаемых новостей — ход удачно продуман, чтобы дольше задержать вас на сайте. К тому же, материал, лишенный множества мелких картинок, ссылок и рекламы, воспринимается скорее и запоминается лучше. Фильтрования информации — одно из важных принципов тайм-менеджмента.
4. Mind42
Mind42 — бесплатный сервис, который придется по душе тем, кто любит визуализировать свои планы, он поможет систематизировать всю необходимую информацию, лучше организовать работу и более эффективно выполнять рабочие задачи.
Благодаря Mind Map (Интеллектуальная-карта или Диаграмма связей), вы можете создать схему, добавляя к ней картинки или надписи.
Довольно популярный инструмент, однако те, кто его не использует, похоже, просто не знают основных его преимуществ: в нем очень удобно осуществлять долгосрочное планирование дел, на месяцы вперед; Календарь будет посылать вам SMS-сообщения о важных запланированных событиях заранее; Календарь синхронизируется со всеми сервисами; можно создавать совместные календари, что очень удобно при командном планировании.
Мобильные приложения
1. Stayfocused
Эта программа позволяет контролировать период вашего отдыха. Если вы пообещали себе сидеть играть в игры не более 30 минут в день, то когда время иссякнет — они будут заблокированы в сутки.
2. ToDoList
Приятный дизайн, удобный интерфейс, а также интересные функции, делают это приложение прекрасным помощником для планирования времени. Среди возможностей: расстановка приоритетов для каждой задачи, возможность разбить одну большую задачу на ряд подзадач. Также доступна синхронизация с Gmail, возможность составлять списки книг, которые вы хотите прочитать, фильмов, покупок, вы также можете добавить свои категории.
Приложение доступно для Apple и Android.
3. ANY.DO
Поскольку этот сервис собрал в себе практически все необходимые функции, заслуженно считается один из самых популярных в своей категории. Позволяет создавать списки дел, разделяя их по категориям, делать заметки и напоминания, а благодаря тому, что синхронизируется с вашей почтой, позволяет превращать письма в отдельные задачи.
Программа доступна как в виде мобильного приложения для iOS и Android, так и расширение браузера Chrome, а также версии для ПК.
4. EVERNOTE
Полезное приложение с большим набором возможностей: можно писать заметки и даже статьи, добавлять музыку, видео или фото, привязывать информацию к местоположению, чтобы потом можно было осуществлять удобный поиск. Прекрасно подойдет для тех, кто любит держать всю информацию в одном месте.
5. SpeakIt!
Сервис, который превращает тест в речь: вы сможете сэкономить время, не перечитывая текст, а прослушав его. Приложение работает на 50 языках. Идеально подойдет для тех, кто лучше воспринимает информацию на слух.
Фильмы для тех, кто желает освоить тайм-менеджмент
1. Время | In Time (2011)
Фильм, о котором мы уже упоминали выше — обязательный к просмотру. Даже если вы уже просматривали этот шедевр кинематографа, освежите память, теперь прослеживая в фильме главную мысль: время — самая надежная валюта, самый ценный ресурс, самая большая драгоценность. Эта мысль в кино показана наиболее выразительно — часами и минутами выдается зарплата, ими же расплачиваются за жилье и продукты. У кого-то на счету тысячелетия, у кого-то — считанные минуты.
2. Персонаж | Stranger Than Fiction (2006)
Вот он, типичный день человека, чья жизнь расписана по минутам, который мы наблюдаем в сцене первого знакомства с персонажем. Его любимые наручные часы отсчитывают одно и то же время на чистку зубов с определенным количеством движений, время на обед и обеденный кофе, также отмечается, что, завязывая галстук одиночным узлом, он экономит целых 43 секунды!
Конечно же, такой утрированный подход к тайм-менеджменту — судьба фанатичных педантов. Однако некоторые моменты могли бы стать отличным лайфхак для тех, кто никак не понимает, на что тратятся часы рабочего дня.
3. Мне бы в небо | Up In the Air (2009)
Герой Джорджа Клуни работает корпоративным юристом и вынужден добрую половину жизни проводить в перелетах. Ему, как никому другому, нужно иметь на вооружении навыки тайм-менеджмента. То, как он умело ориентируется в подобных вопросах, зрителю становится понятно в момент его знакомства с новой сотрудницей.
Организационные моменты показаны на контрасте — неопытного новичка, который не знает цены каждой минуты, и мудрого наставника, который знает, что время — это ценный ресурс. Герой Клуни, Райан, точно знает, что на сдачу багажа с неудобным чемоданом понадобится 35 минут, что за пассажирами с детьми и престарелыми очередь лучше не занимать. Становится понятно, что за годы многолетней службы он научился замечать детали и вращать их в свою пользу, чтобы время на малополезные для работы процессы существенно сокращалось.
4. Исходный код | Source Code (2011)
Солдат, чудом выживший в бою, попадает в тело человека, погибшего в железнодорожной катастрофе. Последние восемь минут перед взрывом могут помочь раскрыть тайну взрыва поезда, и Коултер вынужден снова и снова переживать эти трагические минуты — до тех пор, пока не узнает, кто виноват в катастрофе.
Всего восемь минут. Много это или мало? Фильм даст понять, как много можно успеть за этот незначительный отрезок времени. Каждая минута дорога — вот главная мысль фильма.
5. Таймер | Timer (2009)
Таймер — маленькое устройство, которое имплантируется в запястье и начинает отсчитывать время до встречи с вашим идеальным партнером. Героиня фильма получила такой гаджет и живет в ожидании чуда. А пока отсчет таймера к знаменательной встречи не начался, девушка встречает чудесного парня Майкла и, кажется, влюбляется в него. И Майкл тоже влюблен в Уну. Но таймер молчит, разве может быть он «тем самым», ее идеальной половинкой?
Жизнь «по расписанию» не всегда во благо. Не стоит ждать чуда — оглянитесь, вполне возможно, что ваши мечты осуществились, ваше счастье рядом, а вы этого даже не заметили в безумных гонках жизни.
Источник: Digest
