Как быстро выявить первопричину любой проблемы: техника «5 почему»

Техника «5 почему» позволяет определить причинно-следственные связи, лежащие в основе той или иной проблемы посредством постановки последовательных логических вопросов.

Чтобы разобраться с любой проблемой нужно найти ее первопричину. Нам часто кажется, что она очевидна, однако в большинстве случаев за любой неприятностью стоит целый ряд событий, которые на наш взгляд второстепенные, совсем не связаны между собой. Именно техника «5 почему» дает возможность разобраться в любой проблеме, найти ее корень и быстро ее решить.

Как это работает?

1. Формулируется проблема, для которой необходимо найти решение. Можно записать ее на листе бумаги, чтобы легче было увидеть развязку. Определение проблемы должно быть четким и лаконичным.

2. Задается вопрос «Почему это произошло?». Определите варианты ответов на поставленный вопрос. Ответов может быть несколько. Запишите их под или сбоку от проблемы. Ответы также нужно формулировать кратко. Для поиска ответов может применяться метод мозгового штурма. Чтобы структурировать все решения, можно предварительно определить основные подобласти, которые приводят к возникновению несоответствия.

3. Ставится вопросом «почему?» к ответам в п. 2. Ответы на этот вопрос записываются на третьем уровне детализации.

4. Проводится проверка возможности дальнейшей детализации причин. Если детализация возможна, то цикл постановки вопроса повторяется. Как правило, чтобы детализировать причины до самого низкого уровня достаточно 5-ти повторений цикла.

5. Выявление первопричины. Если дальнейшая детализация причин станет невозможна, просмотрите все обнаруженные причины и определите ключевые. В ходе просмотра диаграммы некоторые из причин могут перемещаться с уровня на уровень или дублироваться в разных ветвях дерева причин.

К примеру:

Вовремя не были отправлены документы.

Почему? – вы забыли.

Почему? – вы отложили это на потом.

Почему? – было множество других дел на которых вы концентрировались.

Почему? – вы считали их более важными на тот момент.

Почему? – вы не спланировали свой день, не расставили приоритеты.

Пример довольно простой и примитивный, но на нем четко видно, как один вопрос вытекает из предыдущего. При этом после получения ответа, становится более понятно, как можно решить данную проблему. В данном случае, например, целесообразным может быть освоение техник тайм-менеджмента, принятия на работу секретаря или дополнительных рабочих и тому подобное.

Обратите внимание!

1. Интересно отметить, что последний ответ указывает на процесс. Это один из важных аспектов метода пяти почему — реальная причина должна указывать на процесс, который не работает достаточно хорошо или отсутствует. Ответы часто указывают на классические причины: нехватка времени, недостаток финансирования, нехватка рабочей силы и т.п. Однако это только этап к выявлению подлинной предпосылки.

2. При ответах на вопросы этой техники нельзя переводить фокус внимания на другого. Речь идет только о вашей личной роль в развитии событий.

3. Не обязательно ставить именно пять вопросов. Это число выбрано эмпирически и является средним. Некоторые проблемы можно рассмотреть и за меньшее (или большее) количество шагов.

4. Привлекайте правильных людей, знакомых с процессом и проблемой, чтобы они могли ответить, почему что-то случилось. Также полезно иметь участника со свежим взглядом — часто, они задают вопросы, помогающие получать реальные причины возникновения проблем.

5. Не стоит никого обвинять, это заканчивается только тем, что человек чувствует себя виноватым. Если кто-то не выполнил своих обязанностей, задайте вопрос: «Почему он не смог это сделать?» и / или «Что может помочь человеку сделать это?».