Як швидко виявити першопричину будь-якої проблеми: техніка «5 чому»

Техніка «5 чому» дає змогу визначити причинно-наслідкові зв’язки, що лежать в основі тієї чи іншої проблеми за допомогою постановки послідовних логічних запитань.

Щоб розібратись з будь-якою проблемою потрібно знайти її першопричину. Нам часто здається, що вона очевидна, проте в більшості випадків за будь-якою неприємністю стоїть ціла низка подій, які на наш погляд другорядні, зовсім не пов’язані між собою. Саме техніка «5 чому» дає можливість розібратись у будь-якій проблемі, знайти її корінь та швидко її владнати.

Як це працює?

1. Формулюється проблема, для якої необхідно знайти рішення. Можна записати її на аркуші паперу, щоб легше було побачити розв’язку. Визначення проблеми повинно бути чітким та лаконічним.

2. Задається питання «Чому це сталося?». Визначте варіанти відповідей на поставлене запитання. Відповідей може бути кілька. Запишіть їх під, або збоку від проблеми. Відповіді також потрібно формулювати коротко. Для пошуку відповідей може застосовуватися метод мозкового штурму. Щоб структурувати всі рішення, можна попередньо визначити основні підобласті, які призводять до виникнення невідповідності.

3. Ставиться запитанням «чому?» до відповідей із п. 2. Відповіді на це питання записуються на третьому рівні деталізації.

4. Проводиться перевірка можливості подальшої деталізації причин. Якщо деталізація можлива, то цикл постановки питання повторюється. Як правило, щоб деталізувати причини до найнижчого рівня достатньо 5-ти повторень циклу.

5. Виявлення першопричини. Якщо подальша деталізація причин стане неможлива, перегляньте всі виявлені причини і визначте ключові. В ході перегляду діаграми деякі з причин можуть переміщатися з рівня на рівень або дублюватися в різних гілках дерева причин.

Наприклад:

Вчасно не були відправлені документи.

Чому?  ви забули.

Чому? — ви відклали це на потім.

Чому? — було безліч інших справ на яких ви концентрувались.

Чому? — ви вважали їх більш важливими на той момент.

Чому? — ви не спланували свій день, не розставили пріоритети.

Приклад доволі простий та примітивний, проте на ньому чітко видно, як одне запитання витікає з попереднього. При цьому після отримання відповіді, стає більш зрозуміло, як можна вирішити дану проблему. В даному випадку, наприклад, доцільним може бути освоєння технік тайм-менеджменту, прийняття на роботу секретаря або додаткових робітників тощо.

Зверніть увагу!

1. Цікаво відзначити, що остання відповідь вказує на процес. Це один з важливих аспектів методу п’яти чому — реальна причина повинна вказувати на процес, який не працює досить добре або відсутній. Відповіді часто вказують на класичні причини: брак часу, недолік фінансування, брак робочої сили і т.п. Проте це тільки етап до виявлення справжньої передумови.

2. При відповідях на питання цієї техніки не можна переводити фокус увагу на когось іншого. Йдеться тільки про вашу особисту роль у розвитку подій.

3. Не обов’язково ставити саме п’ять питань. Це число вибрано емпірично і є середнім. Деякі проблеми можна розглянути і за меншу (або більшу) кількість кроків.

4. Залучайте правильних людей, знайомих з процесом і проблемою, щоб вони могли відповісти, чому щось сталося. Також корисно мати учасника зі свіжим поглядом — часто, вони задають питання, які допомагають отримувати реальні причини виникнення проблем.

5. Не варто нікого звинувачувати, це закінчується лише тим, що людина відчуває себе винною. Якщо хтось не виконав своїх обов’язків, задайте питання: «Чому він не зміг це зробити?» та/або «Що може допомогти людині зробити це?».

Вам також має сподобатись...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *