Е-документообіг: «електронна революція» чи політичний лозунг?

Оновлення влади є наслідком оновлення процесів в державі.

Як стало відомо, новопризначений прем’єр-міністр Олексій Гончарук анонсував переведення від 1 жовтня 2019 року всіх державних органів на електронний документообіг. Тобто, заявив про заборону використання і обміну «папірцями» між державними органами.

Хочу відмітити, що ще в березні 2017 року колишній прем’єр-міністр Володимир Гройсман уже виступав зі схожою заявою. Але, фактично, цього переходу так і не сталося.

Тож виникає логічне запитання: заява про цифрову реформу – це гучний політичний лозунг, чи справді «електронна революція»?

Досвід “Електронного суду”

Хочеться нагадати про впровадження «Електронного суду» – офіційного державного сервісу, за допомогою якого можна подавати процесуальні документи до суду онлайн.

Початок його роботи виявився не таким феєричним, як того чекали. Робота електронного суду з самого початку не була досконалою та, звичайно, потребувала доопрацювань. До того ж, користувачі даного сервісу не виявили особливої зацікавленості в його роботі.

Тож, не дивлячись на перші та позитивні зрушення в роботі, члени Вищої ради правосуддя, експерти та представники суддівського самоврядування, після обговорення стану впровадження Єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (ЄСІТС), вирішили відкласти повноцінне введення електронного суду.

Натомість, 20 серпня 2019 року, Державна судова адміністрація України затвердила Інструкцію з діловодства в місцевих та апеляційних судах України, яка набирає чинності 1 січня 2020 року.

Наведений приклад свідчить, що хоч і перехід на електронний документообіг неминучий, проте ми, на превеликий жаль, не готові до нього. І, як наслідок, будь-які процеси ускладнюються через відсутність системного підходу, ентузіазму та ініціативності щодо нововведень.

Електронний документообіг між державними органами

Електронний документообіг – закономірний процес розвитку держави в цілому.  Він пердбачає переведення в цифровий формат усіх процесів по роботі з документами. Крім того, дозволяє перенести весь процес (файли та цифрові таблиці, відправлення кореспонденції, підписи, печатки, та інші інструменти верифікації) у цифровий вимір та відмовитися від паперу, і, як наслідок, заощадити величезну кількість часу та ресурсів.

Головний ефект впровадження е-документообігу – прозорість та підвищення продуктивності працівників і перерозподіл часу на виконання інших завдань. В час цифрової революції (інтернет, цифрові підписи, електронні бази, електронні кабінети тощо) паперові носії відходять у минуле, формуються системні процеси електронного документообігу.

Актуальність е-документообігу в держсекторі

По-перше, це вимога часу, оскільки оптимізація процесів для розвинених країн це вже давно звична справа. Крім того, для держаних органів питання електронного документообігу розпочалось ще у 2018 році (Постанова Кабміну №55 «Деякі питання документування управлінської діяльності») і це позитивний крок.

І в цілому процес введення електронного документообігу рано чи пізнопо повинен відбутися. Тож, очевидно, не потрібно боятися змін, а навпаки, бути готовими до того, що світ змінюється.

Більшість органів виконавчої влади та органи судової влади також використовують електронний документообіг. Наприклад, органи виконавчої служби формують всі постанови в електронному вигляді, судові рішення/ухвали публікуються в Єдиному державному реєстрі судових рішень, органи фіскальної служби, приймають фінансові звіти та податкові/видаткові накладні в електронному вигляді тощо.

Крім того, у вільному доступі як для юриста, так і для пересічного громадянина, доступні 105 відкритих реєстрів та баз даних, в яких міститься інформація про кредитні історії; кадастрова карта; реєстр ліцензій; найбільші платники податків; забруднювачі довкілля; потенційно шкідливі об’єкти; зниклі громадяни та інше. Тобто уся ця інформація є доступною для українців.

І метою їх створення був доступ до правди та оперативного отримання необхідної інформації. Крім того, чине законодавство передбачає публікацію розпоряджень, постанов та інших нормативно-правових актів у відкритому доступі.

Тобто, на сьогодні електронні документи не є чимось незвичним, і більшість вже знає як з ними працювати.

Чи можливе впровадження з жовтня 2019 р?

Основним проблемним питанням є консервативність поведінки органів державної влади на місцях, що може стати негативним аспектом. Адже в державному секторі існує внутрішній опір та відсутність ентузіазму відносно інновацій, що уповільнює будь-які реформи, зміни та інновації на початковому етапі.

Рішенням цього питання має стати рішучість Кабміну. Оскільки Кабмін є вищим органом у системі органів виконавчої влади – саме від його розпорядження та виділених коштів залежатиме результат запровадження е-документообігу серед державних органів.<

Тобто для ефективного та реального впровадження даного інноваційного рішення необхідний ультиматум Кабміну без поетапного запровадження. Лише при спільному бажані та можливостях реально виконати на перший погляд складне завдання – синхронізувати системи між державними органами для ведення електронного документообігу.

Крім того, на початку вересня Міністр Кабінету Міністрів Дмитро Дубілет  уточнив, що уряд з 1 жовтня має відмовиться від документообміну між державними органами, а не документообігу усередині органів державної влади.

Однак, станом на сьогодні відсутній будь-який нормативно-правовий акт, який регламентує порядок та процедуру впровадження електронного документообміну.

З наведених прикладів зрозуміло, що все-таки можливо запровадити обмін е-документів між органами державної влади. Проте повний перехід та впровадження електронного обміну та документообігу серед державних органів є питанням часу, що складає понад 1 місяць.

Ну і наостанок, автоматизація, яка включає передачу завдань машинам і алгоритмам через певний час стане таким самим звичайним явищем, як смартфон та ноутбук.

І, як на мене, електронний документообіг, чи то в органах виконавчої влади, чи то органах судової влади – є одним з елементів електронної демократії, що запроваджується з метою забезпечення доступності, підзвітності, ефективності та прозорості діяльності державних органів.

Проте, слід пам’ятати, що завжди залишатимуться консервативні прихильники «папірців з мокрими печатками». Однак, маю сподівання, що вже найближчим часом черги на пошті, в канцеляріях та органах державної влади зменшаться, оскільки всі почнуть поважати і економити свій час та енергію за допомогою інформаційно-телекомунікаційних систем та електронного документообігу.

Автор: Марта Безсмертна,
адвокат АО “SLS Group”

Вам також має сподобатись...

Залишити відповідь

Ваша e-mail адреса не оприлюднюватиметься. Обов’язкові поля позначені *